Documenti attestanti il trasporto di beni: l’Agenzia delle Entrate apre alla gestione dematerializzata

Con la risoluzione 19/E del 25 marzo 2013 l’Agenzia delle Entrate mostra un’interessante apertura verso la gestione completamente dematerializzata dei documenti attestanti l’avvenuto trasporto (DDT e similiari) e ribadisce con chiarezza la predilezione per la cosiddetta acquisizione e conservazione diretta da “spool di stampa”, e non solo.

Nello specifico, la risoluzione in commento nasce da una richiesta specifica di un contribuente relativa alla “corretta interpretazione dell’art. 41 D.L. 331 del 1993 con riferimento alla documentazione idonea al fine di provare l’avvenuto trasporto dei beni in altro paese comunitario e, in particolare, con riferimento alla possibilità  di produrre prove alternative al documento di trasporto cartaceo denominato CMR”.

L’Agenzia, dopo aver ribadito che la normativa europea lascia liberi i singoli stati membri di individuare la forma e la tipologia della prova atta a dimostrare che si è realizzato il trasporto nel territorio di un altro Stato Membro, ricorda che la legge italiana, dal canto suo, non contiene alcuna specifica previsione in merito ai documenti che il cedente deve conservare ed eventualmente esibire in caso di controllo per provare l’avvenuto trasferimento del bene in un altro Stato comunitario (in proposito si vedano le risoluzioni n. 345/E del 28 novembre 2007 e n. 477/E del 15 dicembre 2008).

Inoltre, richiamando la precedente risoluzione n. 477 del 2008, nell’affrontare lo specifico caso relativo alle cessioni franco fabbrica, nelle quali “il cedente nazionale si limita a consegnare i beni al vettore incaricato dal cliente e molto difficilmente riesce ad ottenere da quest’ultimo una copia del documento di trasporto controfirmata dal destinatario per ricevuta”, l’Agenzia ha chiarito che la prova dell’avvenuto trasporto “potrà  essere fornita con qualsiasi altro documento idoneo a dimostrare che le merci sono state inviate in altro Stato membro".

Su questi presupposti l’Agenzia ritiene sufficiente produrre come prova dell’avvenuto trasporto “un insieme di documenti dal quale si possano comunque ricavare le medesime informazioni presenti nei documenti normalmente già  prodotti sulla base della prassi commerciale vigente”. Tra questi, risulta ammissibile anche l’utilizzo delle informazioni tratte dal sistema informatico del vettore, dalle quali risulta che la merce ha lasciato il territorio dello Stato ed ha altresì raggiunto il territorio di un altro Stato membro.

Nella maggior parte dei casi, però, che si tratti di documenti elettronici o anche di flussi informativi, essi non hanno le caratteristiche tali per essere considerati documenti informatici, in quanto privi di “riferimento temporale” e di “sottoscrizione elettronica”.
L’Agenzia, quindi, li ritiene, sotto il profilo giuridico, come documenti analogici che hanno bisogno di essere materializzati per poter essere considerati delle valide fonti di prova. In proposito, la risoluzione n. 158/E del 2009 aveva già  precisato che un documento “carente dei requisiti per essere considerato fin dalla sua origine come un documento informatico, dovrà  essere materializzato su un supporto fisico per essere considerato giuridicamente rilevante ai fini delle disposizioni tributarie”.

Richiamando ancora la risoluzione 158/E del 2009, l’Agenzia ribadisce che “per l’acquisizione dell’immagine, le disposizioni normative non prevedono delle specifiche modalità , pertanto la stessa deve considerarsi libera”. L’immagine acquisita dovrà  comunque rispecchiare in maniera fedele, corretta e veritiera il “contenuto rappresentativo” del documento.
Terminata l’acquisizione sarà  necessario, poi, portare in conservazione l’immagine così da garantirne la leggibilità  e la reperibilità  nel tempo. L’agenzia conclude ricordando che “in ogni caso, il supporto fisico andrà  conservato per essere esibito a richiesta degli organi accertatori, fino al completamento del processo di conservazione sostitutiva”.

Le conclusioni dell’Agenzia, seppur riferite al caso specifico dei documenti comprovanti l’avvenuto trasporto nel territorio di altro stato membro ai fini dell’esenzione dall’IVA, contengono sicuramente principi e posizioni analogicamente applicabili a tutti i documenti comprovanti sia il trasporto interno che quello intracomunitario.