Emanato il DPCM 21 marzo 2013: tutti i documenti dematerializzabili? Forse no!

E’
stato pubblicato ieri, in Gazzetta Ufficiale n. 131 del 06.06.2013, il D.P.C.M.
del 21 marzo 2013, il quale interviene sulla questione dei documenti analogici
originali unici che ha sollevato non poche perplessità , soprattutto
relativamente alla loro esatta individuazione. Il Decreto indica le particolari tipologie di documenti
analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica,
permane l’obbligo della conservazione
dell’originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la necessità 
di autenticare la loro conformità  all’originale ad opera di un notaio o di un altro
pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione da questi firmata
digitalmente ed allegata al documento informatico ai sensi dell’art. 22, comma
5, del Codice dell’amministrazione digitale (d.lgs. n. 82 del 2005).

L’importanza
del DPCM appena pubblicato è facilmente intuibile se si considera che, in attesa dell’emanazione del suddetto
decreto, permaneva l’obbligo della conservazione dell’originale analogico unico
– o, in caso di conservazione sostitutiva, l’obbligo dell’autenticazione
notarile (o da altro pubblico ufficiale) – a garanzia della conformità 
all’originale per tutti i documenti
analogici originali unici (comma 6, art. 22 del CAD).

Da
molto tempo, quindi, si attendevano le necessarie indicazioni del Legislatore
per procedere senza incertezze nella dematerializzazione di alcune tipologie
documentali.

Con
l’entrata in vigore del presente decreto – peraltro alquanto inaspettato in
questo “fortunato” periodo di ritrovato interesse per le regole tecniche – il
menzionato obbligo generale di conservazione cartacea o di autenticazione della
copia digitalizzata in caso di conservazione sostitutiva di documenti analogici
originali unici è venuto meno, in quanto sono state individuate le particolari tipologie
di documenti analogici originali unici interessati da questo obbligo ai sensi
dell’art. 22 comma 5 del Codice dell’Amministrazione Digitale, elencate nella
tabella dell’allegato al decreto, ossia i:

  • documenti
    che è possibile dematerializzare e conservare digitalmente, garantendo la
    conformità  all’originale attraverso l’autenticazione da parte di un notaio o di
    un altro pubblico ufficiale (ad esempio: decreti del Presidente del Consiglio
    dei Ministri, decreti ministeriali, interministeriali o ancora i titoli del
    debito pubblico);

  • documenti
    per i quali permane, invece, l’obbligo della conservazione dell’originale
    cartaceo (tra questi ultimi troviamo, a titolo di esempio, gli atti giudiziari,
    processuali o di polizia giudiziaria e gli atti notarili).

Sul
punto, è importante porre in rilievo che appare singolare la scelta del
Legislatore di permettere la dematerializzazione dei documenti anche “inerenti
alla tutela della sicurezza dello Stato, dell’ordine e della sicurezza
pubblica”, ma non gli atti notarili o gli atti conservati presso gli archivi
notarili. Ciò appare peculiare, in quanto in ogni caso è già  consentito ai
notai di rogare atti in formato digitale, e quindi ab origine dematerializzati.

Infine
si precisa che, in base al disposto del decreto, resta ferma la facoltà  per le pubbliche amministrazioni di
conservare, in originale analogico unico, documenti diversi da quelli stabiliti
dal decreto.