I profili giuridici della localizzazione dei veicoli aziendali

Sono sempre più numerosi i datori di lavoro che si avvalgono di sistemi in grado di rilevare la posizione dei veicoli aziendali.

Va da sé che, unitamente ai mezzi, ad essere localizzati sono anche i lavoratori assegnatari dei predetti: le informazioni relative all’ubicazione dei veicoli, in quanto associate ai dipendenti (direttamente o meno), sono, infatti, anche “dati personali”.

Proprio per questo motivo il Garante per la protezione dei dati personali, al pari delle altre autorità di controllo europee, ha più volte preso in esame questa delicata tematica, affrontata, in particolare, con un Provvedimento del 4 ottobre 2011, pubblicato il 17 novembre successivo.

Tra le diverse prescrizioni ivi previste ne spiccano quattro, che consistono:
1) nella necessità che la posizione del veicolo non sia di regola monitorata continuativamente;
2) nella necessità che i tempi di conservazione dei dati personali trattati siano commisurati tenendo conto delle finalità perseguite;
3) nella necessità che gli operatori che forniscono in outsourcing i servizi di localizzazione del veicolo siano designati quali responsabili del trattamento, ai sensi e per gli effetti dell’art. 29 del Codice della privacy;
4) nell’opportunità di rendere agli interessati l’informativa (obbligatoria per legge) avvalendosi del “modello semplificato” proposto dal Garante.

Nel dar conto della materia abbiamo preso le mosse dalle misure che precedono, poiché l’inosservanza delle stesse espone il Titolare del trattamento ad una sanzione elevata: da trentamila a centottantamila euro.

L’adozione di un sistema di geolocalizzazione, tuttavia, non si esaurisce nel rispetto delle predette.

Va al proposito evidenziato che, in quanto trattamento di dati personali, la localizzazione dei veicoli ne deve rispettare (tutti) i principi, enunciati dagli artt. 3 e 11 del Codice della privacy.

Sotto questo profilo, assume particolare rilevanza il principio di liceità, che il Provvedimento del Garante tratta diffusamente allo scopo di chiarire, in termini generali, il fondamento giuridico del trattamento dei dati di localizzazione.

Contrariamente a quanto ci si potrebbe attendere, detto non risiede nel consenso del lavoratore (che il Garante prevede non sia necessario acquisire), ma nel cd. “bilanciamento di interessi”, punto di equilibrio tra l’esigenza del datore di lavoro e la salvaguardia dei diritti e delle libertà fondamentali del dipendente.

Dato che la localizzazione dei veicoli comporta, salvo rare eccezioni, una forma di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori è altresì necessario adottare le garanzie procedurali previste dall’art.4 dello Statuto dei lavoratori (il sistema, peraltro, deve perseguire esigenze organizzative e produttive ovvero essere preordinato alla sicurezza del lavoro, non potendo aver come scopo il “tracciamento” del personale).

Il Garante, dopo aver ricordato che la possibilità di individuare in un dato momento la posizione dei veicoli (e quindi dei lavoratori) può rivelarsi utile per soddisfare le sopracitate esigenze, prosegue offrendone un’individuazione.

Dette finalità, specifica, “ben possono ricorrere, ad esempio, per soddisfare esigenze logistiche, per elaborare rapporti di guida allo scopo di commisurare il tempo di lavoro del conducente, con la conseguente determinazione della retribuzione dovuta”.
Ed ancora: “per commisurare i costi da imputare alla clientela nonché per assicurare una più efficiente gestione e manutenzione del parco veicoli”.

In relazione a quest’ultime, siamo, tuttavia, di diverso avviso. Riteniamo, infatti, che le predette finalità siano perseguibili senza dover necessariamente monitorare in tempo reale la posizione dei veicoli  e che, anzi, il consentire sistemi di localizzazione preordinati a tali scopi mal si concili con il monito al rispetto del principio di necessità, affermato nel Provvedimento poco oltre: “la posizione del veicolo…non dovrebbe essere monitorata continuativamente, ma solo quando ciò si renda necessario per il conseguimento delle finalità legittimamente perseguite” (cfr. par. 3.1).

In ossequio ai principi di pertinenza e non eccedenza, invece, il Garante impone di trattare solo determinate tipologie di dati di localizzazione, e precisamente, oltre all’ubicazione del veicolo: la distanza percorsa, i tempi di percorrenza, il carburante consumato, la velocità media del veicolo (non, invece, la velocità istantanea, dato che il titolare del trattamento non ha il potere di contestare eventuali violazioni dei limiti di velocità).

Sempre nel rispetto dei principi predetti, i tempi di conservazione dei dati oggetto di trattamento vanno commisurati in relazione alle singole finalità in concreto perseguite.

E dunque, esemplificando: qualora il datore di lavoro intenda utilizzare il sistema di localizzazione anche per la regolare tenuta del libro unico del lavoro potrà conservare i dati all’uopo necessari per cinque anni; ove, invece, si avvalga dei dati di localizzazione solo per rendere una determinata prestazione contrattuale, dovrà cancellare o rendere anonimi i predetti non appena la stessa è stata eseguita.

In relazione all’obbligo di fornire agli interessati idonea informativa già si è detto. Sul punto giova precisare che il Garante prescrive di collocare all’interno dei veicoli vetrofanie recanti la dizione “veicolo sottoposto a localizzazione”, sì che la circostanza che il mezzo è tracciato risulti inequivoca.

Sotto un profilo strettamente operativo, va evidenziato che i dati di localizzazione possono essere trattati unicamente dagli incaricati e/o dai responsabili che, in ragione delle mansioni svolte, devono accedere ad essi per dare attuazione alle propri compiti: trattasi, per esempio, di coloro che gestiscono i servizi di logistica o che operano nel reparto delle risorse umane.

Da ultimo, ma non ultimo, è opportuno sottolineare che il trattamento dei dati di localizzazione va notificato al Garante, secondo le modalità di cui all’art. 38 del Codice della privacy. Chi non vi provvede tempestivamente o indica notizie incomplete è punito con la sanzione del pagamento di una somma da ventimila a centoventimila euro.