Appena pubblicata l’attesa Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 81/E del 25 settembre 2015, relativa alla comunicazione del luogo di conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari, ai sensi dell’art. 5 del DMEF 17 giugno 2014.
Sulla dibattuta questione della comunicazione dei modelli AA7 e AA9 l’Agenzia delle Entrate ha ribadito:
a) la facoltà , per chi emette/riceve fatture elettroniche, di conservare le stesse, così come le altre scritture contabili, tanto sul territorio nazionale, quanto all’estero, in Paesi con i quali esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza;
b) l’obbligo di comunicare, tramite la dichiarazione dei redditi, che nell’anno di riferimento si è proceduto alla conservazione a norma del CAD e del DMEF 17 giugno 2014;
c) in caso di controlli e verifiche, l’obbligo di rendere leggibili ed accessibili i documenti (fatture in primis) tanto dalla sede presso cui il contribuente svolge la propria attività , quanto dal diverso luogo in cui gli stessi sono fisicamente collocati, previa apposita dichiarazione da effettuare ai sensi dell’articolo 35, comma 2, lettera d), del D.P.R. n. 633 del 1972.
Occorre premettere che con riferimento all’obbligo di comunicare il luogo di conservazione, le istruzioni ai modelli AA7/10 e AA9/11 (da quest’anno AA9/12), rispettivamente quadri E e F, chiariscono che la Sezione 1, relativa a “soggetti depositari e luoghi di conservazione delle scritture contabili”, va compilata quando i depositari stessi sono «diversi dal soggetto indicato nel quadro C (titolare)», tanto «nel caso in cui debba essere comunicata la sostituzione di un depositario», quanto «nel caso in cui debba essere comunicata esclusivamente la variazione di uno o più luoghi di conservazione delle scritture contabili già comunicati», dando poi eventuale e separata indicazione nella Sezione 2 dei “luoghi di conservazione delle fatture all’estero”.
In merito, l’Agenzia delle Entrate ha osservato che il concetto di “conservazione” delle scritture contabili a cui il D.P.R. n. 633 del 1972 e i relativi modelli in uso fanno riferimento deve necessariamente tenere conto del processo di dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti (mentre, in origine era ovviamente riferito ai soli documenti cartacei e, quindi, sostanzialmente coincidente con il concetto di “deposito”).
In tale processo, infatti, il conservatore è il soggetto, definito dal CAD e riportato nel manuale di conservazione, il quale opera solo il processo di “conservazione elettronica” dei documenti fiscali. In particolare, questi può coincidere con il contribuente, oppure può assumere la veste del depositario/intermediario (ossia di colui che gestisce la contabilità e che, ai fini fiscali, assume specifiche responsabilità ), o può essere un soggetto terzo. In tale ultima ipotesi, poichè il conservatore ai sensi dell’art. 44-bis del CAD non è il depositario delle scritture, il contribuente non è tenuto a farne comunicazione mediante il modello AA9/11 (essendo, in ogni caso, gli estremi identificativi del conservatore riportati obbligatoriamente nel manuale della conservazione), nel presupposto che, in caso di accesso, i verificatori siano messi in condizione di visionare e acquisire direttamente, presso la sede del contribuente ovvero del “depositario” delle scritture contabili, la documentazione fiscale, compresa quella che garantisce l’autenticità ed integrità delle fatture, al fine di verificarne la corretta conservazione.
Tale attesissima Risoluzione fornisce dunque la risposta ai dubbi circa la necessità di comunicare il luogo di deposito dei documenti fiscalmente rilevanti e conservati in modalità elettronica, il cui riferimento era stato interpretato da alcuni come indicazione del luogo di allocazione fisica dei server del conservatore. L’Agenzia ha invece chiarito che il conservatore è un soggetto terzo e che i suoi riferimenti devono essere riportati dal contribuente solo nel Manuale della conservazione, con ciò ribadendo ulteriormente (rispetto all’obbligo previsto dall’art. 8 del DPCM 3 dicembre 2013) la necessità dell’adozione di tale documento per tutti i soggetti e i contribuenti che affidano a un conservatore le loro fatture elettroniche e i loro documenti fiscalmente rilevanti.
Da ultimo, coerentemente, l’Agenzia delle entrate ha precisato che la mancata esibizione, nelle modalità appena indicate, dei documenti sopra richiamati comporta comunque gli effetti previsti dagli articoli 39 del D.P.R. n. 600 del 1973 e 52 del D.P.R. n. 633 del 1972.
