Scarsa trasparenza e poche informazioni nei siti
Solo il 30% rispetta le normative su privacy e amministrazione digitale.
Senza una corretta gestione digitale si rischia un’Italia senza memoria
Bollino nero per i Ministeri, meglio Comuni, Province e Regioni. Il Responsabile della conservazione non è pubblicato sui siti analizzati nel 90% dei casi. Ogni anno la conservazione in cartaceo della documentazione degli enti statali costa allo Stato dal 2 a 4 percento del Prodotto Interno Lordo (fonte CNIPA)

La Pubblica Amministrazione è realmente indirizzata sui binari digitali del web e dell’innovazione normativa rispetto ai principi ispiratori del Codice dell’Amministrazione Digitale? Comuni, Province, Regioni e Ministeri sono basati sull’efficienza, la trasparenza e l’accessibilità  totale alle informazioni, sanciti dalle leggi della riforma digitale della PA?

La prima ricerca sulla digitalizzazione della PA in Italia
Dalla ricerca condotta da ANORC Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione digitale dei documenti estesa a tutti i siti di Regioni, Province, Comuni capoluogo e Ministeri sembrerebbe proprio di no. ANORC, infatti, ha verificato sia l’avvenuta nomina nell’organico degli enti dei due responsabili sia la loro effettiva comunicazione sui siti web per darne massima conoscenza e accessibilità . Dai dati raccolti emerge che la digitalizzazione della PA, fondamentale per la gestione dei documenti sanitari, amministrativi e personali è ancora in alto mare.

Il Responsabile del Trattamento dei Dati personali e il Responsabile della Conservazione rappresentano le due figure più emblematiche all’interno della struttura organizzativa e gestionale della PA in questo senso. Nonostante le indicazioni fornite dal Codice in materia di trattamento dei Dati personali (D.Lgs. 196/2003) e dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005 e successive modifiche D.Lgs. 235/2010), queste due figure non risultano nella realtà  in linea con quanto richiesto dalle normative di riferimento. Chi si occupa di questi processi nelle amministrazioni spesso non ha un ruolo definito e la disponibilità  di informazioni che li riguardano è molto bassa.

Nonostante infatti sia stato sancito con tanta precisione dal Codice e dalle Regole tecniche CNIPA/2004 attualmente vigenti – in attesa inoltre delle nuove regole tecniche di prossima pubblicazione – il nominativo del Responsabile della conservazione non è pubblicato sui siti analizzati nel 90% dei casi, e addirittura non è stato ancora nominato da più del 50% degli enti intervistati, mentre il 10% degli enti affida in outsourcing il sistema di conservazione dei documenti informatici.

La situazione non cambia per il Responsabile del Trattamento dei Dati Personali che risulta pubblicato in meno del 30% dei casi, fatta eccezione per i siti delle Regioni sui quali risulta visibile al 70%.

Le figure che dovrebbero garantire la conservazione dei nostri documenti sanitari e amministrativi e l’originalità  e l’autenticità  degli archivi non ricevono, quindi, la giusta attenzione. Questo nonostante una corretta politica di archiviazione digitale e trattamento dei dati personali potrebbe far risparmiare alle casse dello stato circa 70 miliardi di euro (fonte Osservatorio sulla Dematerializzazione Documentale del Politecnico di Milano) tra costi della carta, dei sistemi di stampa, di manutenzione e di personale. 

“Forse non si riflette a sufficienza su come la digitalizzazione della PA non sia un concetto astratto propagandato da giornali e tv, ma si declini in processi reali che cambiano le nostre abitudini e incidono sulla gestione dei nostri documenti, come singoli e comunità  – sottolinea l’avv. Andrea Lisi, Presidente di ANORC – La presenza negli enti pubblici delle figure responsabili richieste dalla normativa e la corretta applicazione della stessa nella gestione digitale dei documenti è di vitale importanza: altrimenti come preserveremo correttamente la memoria che i documenti custodiscono? Come garantiremo l’originalità  e l’autenticità  degli archivi? Valutando i rischi di una gestione scorretta e immaginando lo scenario di incertezza che ne potrebbe scaturire forse si comprende con più chiarezza l’importanza della questione.”

La ricerca dettagliata completa di tabelle e grafici verrà  pubblicata a settembre su questo sito.

* Nota metodologica:
Oggetto dello studio sono stati: Regioni, Province, Comuni Capoluogo di Provincia e Ministeri. La ricerca ha previsto tre differenti modalità  di rilevazione progressiva a secondo dei casi riscontrati: in prima analisi è stato analizzato il sito web degli enti per verificare l’accessibilità  alle informazioni sui responsabili; qualora l’informazione non sia stata riscontrata sul sito si è cercato di farlo tramite contatto telefonico; in estrema analisi, di fronte al rifiuto degli uffici contattati telefonicamente di fornire le informazioni richieste sono state inviate via PEC delle formali domande di accesso agli atti