In questa pagina sono presenti le informative riguardanti il trattamento dei dati personali effettuato dalle associazioni ANORC e ANORC Professioni per i rispettivi associati.

Associazione ANORC

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Ex art. 13 e 14 del Regolamento (UE) 679/2016 (General Data Protection Regulation – GDPR)

Ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “GDPR”) sono di seguito fornite le informazioni sul trattamento dei dati personali delle persone fisiche che aderiscono all’Associazione Nazionale Operatori e Responsabili della Custodia di contenuti digitali – ANORC, in qualità di referenti di organizzazioni pubbliche o private, oppure in proprio, in qualità di imprenditori individuali, professionisti o studiosi della materia.

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è l’Associazione Nazionale Operatori e Responsabili della Custodia di contenuti digitali (di seguito, “ANORC”, “Associazione” o “titolare”) con sede legale in Lecce, in via Vito Mario Stampacchia, 21.

2. Le finalità e le basi giuridiche del trattamento dei Suoi dati personali

Di seguito, si indicano le finalità per cui ANORC tratta i Suoi dati personali e le basi giuridiche dei trattamenti eseguiti per tali finalità:

  1. consentirLe di richiedere l’adesione all’Associazione, attraverso la compilazione e l’invio del modulo di adesione;
  2. valutare la sussistenza dei requisiti richiesti per l’adesione all’Associazione;
  3. valutare la nomina di associati onorari;
  4. svolgere le attività necessarie alla gestione del rapporto associativo, tra le quali l’invito al versamento e la riscossione della quota associativa (se dovuta), l’autorizzazione all’utilizzo del logo di associato, etc.;
  5. inviarLe comunicazioni informative periodiche sulle attività di ANORC, nonché aggiornamenti, contributi e opere editoriali in materia di innovazione digitale, gestione e archiviazione documentale, protezione e sicurezza informatica dei dati, dei documenti e delle informazioni (a tal fine, il Suo indirizzo e-mail sarà inserito all’interno della mailing list dell’Associazione);
  6. inserire i Suoi dati nell’albo degli associati, pubblicato sul sito dell’Associazione;
  7. informarLa, anche con finalità di promozione, in merito alle iniziative e agli eventi organizzati dall’Associazione, anche in partnership con soggetti terzi, inclusi corsi di formazione e di aggiornamento, gestire la Sua eventuale richiesta di iscrizione e consentire la Sua partecipazione agli stessi;
  8. nel caso in cui la partecipazione alle iniziative, agli eventi e ai corsi organizzati dall’Associazione sia a titolo oneroso, riscuotere la relativa quota di iscrizione;
  9. consentirLe di partecipare alle assemblee associative ed esprimere il Suo voto, se ne ha diritto, e informarLa in relazione alle stesse e sull’esito delle stesse, anche attraverso la messa a disposizione dei verbali delle assemblee e delle relative registrazioni, nel caso in cui non siano svolte in presenza;
  10. consentirLe di partecipare a gruppi di lavoro o consultazioni, gestire il suo contributo nell’ambito degli stessi e informarLa sull’andamento degli stessi, anche attraverso la messa a disposizione della documentazione prodotta e delle registrazioni delle sessioni che non siano svolte in presenza;
  11. rispondere a richieste di assistenza o di informazioni;
  12. valutare particolari situazioni che potrebbero danneggiare l’immagine etica dell’Associazione;
  13. attivare un’utenza personale all’interno di un’area riservata agli associati, accessibile tramite il sito dell’Associazione, attraverso la quale potrà consultare, condividere, modificare e scaricare documenti per finalità inerenti agli scopi dell’Associazione. La informiamo, inoltre, che riceverà e-mail transazionali relative all’operatività della Sua utenza e comunicazioni correlate al funzionamento dell’area riservata;
  14. raccogliere dati relativi all’utilizzo della Sua area riservata al fine di garantire la sicurezza delle reti e dell’informazione;
  15. raccogliere i dati relativi alla data e all’ora di visualizzazione dei messaggi inviati al Suo indirizzo di posta elettronica tramite strumenti di invio massivo di e-mail e ai click sui link contenuti negli stessi, al fine di determinare e migliorare il livello di efficacia delle comunicazioni associative;
  16. adempiere a obblighi di legge di carattere amministrativo, contabile e fiscale, quali, a titolo esemplificativo, la tenuta delle scritture contabili e l’emissione delle fatture. Precisiamo, comunque, che tali attività rappresentano un trattamento di dati personali solo se le operazioni di pagamento siano riconducibili a una persona fisica.

La base giuridica del trattamento effettuato per le finalità sopra indicate è determinata come segue:

  1. le attività di trattamento svolte per le finalità di cui ai punti da 1. a 13. sono effettuate in virtù della Sua adesione o della Sua richiesta di adesione all’Associazione e sono necessarie per la realizzazione delle finalità associative e per fornirLe i servizi riservati agli associati, nel rispetto dello Statuto, del Regolamento e del Codice etico di ANORC, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR;
  2. le attività di trattamento svolte per la finalità di cui al punto 14. sono basate sul legittimo interesse del titolare a prevenire, individuare l’origine e porre tempestivamente rimedio a eventi imprevisti o atti illeciti o dolosi che compromettano la disponibilità, l’autenticità, l’integrità e la riservatezza dei dati personali conservati o trasmessi tramite la piattaforma informatica che ospita le utenze all’interno dell’area riservata agli associati e la sicurezza del relativo servizio;
  3. le attività di trattamento svolte per la finalità di cui al punto 15. sono basate sul legittimo interesse del titolare a orientare le attività associative in funzione degli interessi degli associati e di migliorare la fruizione dei servizi di informazione e divulgazione scientifica offerti dall’Associazione: è, dunque, un’attività di cui anche Lei stesso potrebbe beneficiare. In ogni caso, Lei può opporsi in qualsiasi momento a tali attività di trattamento e continuare a ricevere comunicazioni a mezzo e-mail da parte di ANORC, che non utilizzerà strumenti di invio massivo della posta elettronica;
  4. le attività di trattamento svolte per la finalità di cui al punto 16. sono necessarie per adempiere a un obbligo di legge a cui ANORC è soggetta, ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. a) del GDPR.

3. Le fonti di raccolta dei Suoi dati personali

I Suoi dati personali possono essere forniti direttamente da Lei, in modo attivo e consapevole (ad esempio, i dati forniti compilando il modulo di adesione all’Associazione, le opinioni e le indicazioni di voto espresse in occasione delle assemblee associative, i contributi intellettuali forniti nell’ambito della partecipazione a gruppi di lavoro, etc.).

In altri casi, i Suoi dati sono forniti in modo indiretto, come accade nel caso dei dati relativi alla visualizzazione dei messaggi inviati a mezzo e-mail attraverso strumenti di invio massivo, dai quali è possibile ricavare, inoltre, ulteriori informazioni che La riguardano, che ANORC utilizza per offrirLe servizi maggiormente in linea con gli interessi Suoi e/o di un determinato target di associati (ad esempio, proponendoLe contenuti informativi affini a quelli per cui ha dimostrato interesse).

ANORC, inoltre, può raccogliere i Suoi dati personali presso terzi:

  • nel caso in cui Lei sia stato indicato come referente della Sua organizzazione di appartenenza all’interno dell’Associazione, e non si sia occupato personalmente dell’indicazione del Suo nominativo e del Suo indirizzo e-mail all’interno degli appositi campi del modulo di adesione: in tal caso, i Suoi dati vengono acquisiti da ANORC presso la persona che li ha forniti attraverso la compilazione e l’invio del modulo di adesione;
  • per valutare la nomina di associati onorari: in tal caso, i dati trattati per tale finalità sono raccolti presso fonti pubblicamente accessibili, compatibilmente con le finalità della pubblicazione (es. riconoscimenti istituzionali, incarichi pubblici, titoli accademici, pubblicazioni scientifiche);
  • per valutare particolari situazioni che potrebbero danneggiare l’immagine etica dell’Associazione: in tal caso, i dati trattati per tale finalità sono raccolti presso gli associati che effettuano una segnalazione ai sensi dell’articolo 2, comma 4, del Codice Etico.

4. Categorie di dati trattati e natura del conferimento

ANORC tratta le seguenti categorie di dati personali.

1) Dati raccolti ai fini dell’adesione all’Associazione, che includono:

  1. dati relativi ai requisiti per l’ammissione all’Associazione, come indicati nello Statuto (ossia, informazioni relative alle Sue qualifiche in campo professionale, scientifico e/o accademico, afferenti all’oggetto associativo, se ha richiesto l’iscrizione come persona fisica, o se l’Associazione intende valutare la Sua nomina come associato onorario; nel caso in cui l’iscrizione sia richiesta da una persona giuridica, il dato oggetto di trattamento è costituito dalla Sua appartenenza a un’organizzazione, di cui è referente, operante o interessata a uno o più settori/tematiche afferenti all’oggetto associativo);
  2. informazioni fornite mediante la compilazione del modulo di adesione (se ha richiesto l’iscrizione come persona fisica, tali informazioni possono comprendere: titolo, nome, cognome, indirizzo, CAP, città, provincia, numero di telefono, numero di fax, indirizzo e-mail, partita IVA, codice fiscale, indirizzo PEC, codice univoco, qualità di “socio interessato” o di “socio operatore”;  nel caso in cui l’iscrizione sia richiesta da una persona giuridica, di cui Lei è referente, tali informazioni possono comprendere: titolo, nome, cognome, indirizzo e-mail aziendale, nome e sede legale dell’organizzazione di cui è referente).

La informiamo che i dati obbligatori, indispensabili per permetterLe di aderire all’Associazione e di fruire dei servizi riservati agli associati, sono contrassegnati con l’asterisco nel modulo di adesione. Inoltre, può scegliere di indicare il Suo titolo, un recapito telefonico e un numero di fax: il conferimento di tali dati è facoltativo, in quanto non sono indispensabili ai fini dell’adesione all’Associazione e della fruizione dei servizi riservati agli associati, ma può consentire ad ANORC di comunicare con Lei in modo più corretto e agevole.

 

2) Dati relativi ai profili pubblicati nell’albo degli associati:

  1. se Lei è un associato: nome, cognome, qualità di “socio interessato”, “socio operatore”, “socio onorario”, titolo professionale, organizzazione di appartenenza e ruolo all’interno della stessa, numero di telefono, indirizzo e-mail, indirizzo PEC, domicilio professionale, ritratto/immagine fotografica;
  2. se Lei è il referente di un associato: nome, cognome, nome e sede legale dell’organizzazione di cui è referente, numero di telefono, indirizzo e-mail, indirizzo PEC, domicilio professionale, ritratto/immagine fotografica.

La informiamo che gli unici dati personali necessari ai fini della pubblicazione del Suo profilo nell’albo degli associati sono nome, cognome, nome e sede legale dell’organizzazione di cui è referente. Tutti gli altri dati a Lei riferiti possono essere conferiti facoltativamente ad ANORC, che li utilizzerà per arricchire le informazioni consultabili sul Suo profilo.

 

3) Altri dati raccolti dal titolare ai fini della prestazione dei servizi riservati agli associati e/o della realizzazione delle finalità statutarie:

  1. dati relativi all’iscrizione e alla partecipazione alle iniziative, agli eventi e ai corsi organizzati da ANORC, tra i quali: tipologia di iniziativa/evento/corso, coordinate bancarie, data e importo del pagamento, se dovuto, eventuale opinione di gradimento;
  2. opinioni e voti espressi in occasione delle assemblee associative;
  3. partecipazione a gruppi di lavoro o consultazioni, e contributi espressi nell’ambito degli stessi;
  4. eventuali dati personali contenuti o ricavabili dalle Sue richieste di assistenza o informazioni;
  5. dati raccolti in occasione dell’accesso e dell’utilizzo della Sua area riservata, tra i quali nome utente, data e ora di accesso, indirizzo IP, operazioni di creazione, rinomina, modifica, eliminazione, copia e spostamento di documenti o cartelle;
  6. dati ricavabili dalla Sua interazione con i messaggi inviati al Suo indirizzo di posta elettronica tramite strumenti di invio massivo di e-mail (data e ora di visualizzazione, click sui link contenuti negli stessi, interesse per determinati contenuti, materie o attività associative);
  7. dati raccolti per valutare particolari situazioni che potrebbero danneggiare l’immagine etica dell’Associazione, inerenti alla condotta morale degli associati.

Il conferimento dei dati di cui ai punti da 1. a 4. è facoltativo, nel senso che non è tenuto a fornirli per obbligo normativo o stabilito dal Regolamento o dallo Statuto dell’Associazione. L’eventuale rifiuto di fornirli, tuttavia, può comportare l’impossibilità di fruire dei servizi o di esercitare i diritti a Lei riservati in qualità di associato o referente di un associato ANORC.

I dati di cui al punto 5. sono necessari per garantire la corretta operatività della Sua area riservata e la sicurezza delle informazioni. Tuttavia, può richiedere in ogni momento la cancellazione del Suo account.

I dati di cui al punto 6. sono necessari alla realizzazione del legittimo interesse di ANORC a migliorare la fruizione dei servizi di informazione e divulgazione scientifica offerti agli associati. Tuttavia, può opporsi al trattamento di tali dati in qualsiasi momento.

 

4) Dati contabili e di fatturazione, tra i quali:

  1. dati relativi alla data di pagamento e all’importo della quota associativa;
  2. dati bancari (IBAN e conto di provenienza) e identificativo delle transazioni.

La raccolta di questi dati è necessaria per verificare la Sua regolare iscrizione all’Associazione e per permettere ad ANORC di adempiere ai propri obblighi di carattere amministrativo, contabile e fiscale.

5. A quali soggetti potranno essere comunicati i Suoi dati personali

I Suoi dati personali potranno essere comunicati a:

  1. dipendenti di ANORC appositamente autorizzati e istruiti, che abbiano necessità di accedervi nello svolgimento dei propri compiti;
  2. componenti degli organi dell’Associazione;
  3. altri associati, ai quali viene data comunicazione dell’adesione o della nomina di nuovi associati;
  4. consulenti esterni per eventuale formulazione di pareri o risposte ai quesiti posti dagli associati;
  5. soggetti esterni che forniscono specifici servizi o svolgono attività strumentali per conto di ANORC, in qualità di titolari o di responsabili del trattamento, tra i quali: Digitalaw S.r.l. per lo svolgimento dei compiti di segreteria organizzativa e ufficio di comunicazione; Growens S.p.A., per l’invio massivo di comunicazioni a mezzo e-mail; Serverplan S.r.l. per il servizio di web hosting del sito di ANORC; DataSeed S.r.l. per le funzioni di amministratore di sistema; Microsoft Corporation per la gestione della posta elettronica, l’archiviazione documentale l’organizzazione e lo svolgimento di videoconferenze; Zoom Video Communications Inc. per lo svolgimento di seminari e corsi con finalità di formazione e divulgazione scientifica; Jinny S.r.l. per la fornitura della piattaforma informatica “Kamzan”, che ospita le utenze all’interno dell’area riservata agli associati;
  6. soggetti esterni che agiscono come autonomi titolari o, in alcuni casi, come contitolari del trattamento, per finalità accessorie e correlate all’erogazione dei servizi riservati agli associati: in tale categoria di destinatari rientrano, in particolare, istituti bancari per la gestione delle entrate e partner nell’organizzazioni di corsi ed eventi, tra i quali Digitalaw S.r.l..

Inoltre, i dati resi pubblici sul sito web dell’Associazione (es. informazioni pubblicate nell’albo degli associati) possono essere conosciuti dagli utenti che consultino tale sito web.

6. Trasferimento di dati all'estero

Ai fini dell’organizzazione e dello svolgimento di seminari e corsi con finalità di formazione e divulgazione scientifica, l’Associazione può avvalersi di piattaforme come Zoom. In tal caso, la partecipazione a tali seminari/corsi potrebbe necessariamente comportare l’esportazione al fuori dal territorio dell’Unione Europea dei Suoi dati personali (dati identificativi, indirizzo e-mail, dati e meta-dati relativi ai giorni, agli orari e ai contenuti delle sessioni di formazione). Questo trasferimento avviene sulla base della deroga di cui all’articolo 49 paragrafo 1 lettera b) del GDPR, in quanto il trasferimento si rivela occasionalmente necessario per l’esecuzione del servizio di formazione contrattualizzato dall’interessato, in qualità di iscritto all’Associazione, con il titolare del trattamento.

7. Per quanto tempo conserviamo i Suoi dati personali

ANORC conserverà i dati raccolti per periodi diversi, a seconda delle finalità del trattamento:

  1. i dati raccolti ai fini dell’adesione ad ANORC e i dati di cui al par. 4.3.1 saranno cancellati in caso di esclusione o mancato rinnovo dell’adesione all’Associazione;
  2. i dati relativi alla Sua partecipazione alle assemblee associative e le opinioni espresse in occasione delle stesse, così come riportati nei verbali assembleari, saranno conservati per tutta la durata dell’Associazione;
  3. i dati relativi alla Sua partecipazione a gruppi di lavoro o consultazioni, inclusi i contributi espressi nell’ambito degli stessi, così come riportati nella documentazione che vi inerisce, saranno conservati per 10 anni dalla loro acquisizione; fanno eccezione i dati ricavabili dai documenti finali prodotti nell’ambito dei gruppi di lavoro o delle consultazioni, che saranno conservati per tutta la durata dell’Associazione;
  4. i dati ricavabili dalle registrazioni delle assemblee associative e delle riunioni dei componenti dei gruppi di lavoro che non siano svolte in presenza saranno conservati per 4 mesi dallo svolgimento delle stesse;
  5. i dati trattati per l’invio di comunicazioni informative e promozionali, anche tramite strumenti di invio massivo di comunicazioni a mezzo e-mail, saranno conservati per tale finalità fino alla eventuale perdita della Sua qualità di associato, salvo precedente esercizio del diritto di opposizione;
  6. i dati relativi al profilo pubblicato nell’albo degli associati saranno conservati fino all’eventuale perdita delle Sua qualità di associato o referente di un associato;
  7. i dati trattati per fornirLe assistenza o informazioni saranno conservati per un periodo di 10 anni dalla ricezione delle relative richieste;
  8. i dati ricavabili dalla Sua interazione con i messaggi inviati al Suo indirizzo di posta elettronica tramite strumenti di invio massivo di e-mail saranno conservati per 90 giorni;
  9. i dati raccolti in occasione dell’accesso e dell’utilizzo della Sua area riservata verranno conservati per un periodo 365 giorni, con riguardo alle operazioni di creazione, rinomina, modifica, eliminazione, copia e spostamento di documenti o cartelle e per un periodo di 90 giorni con riferimento all’indirizzo IP; il Suo nome utente, invece, sarà conservato fino alla eventuale cancellazione del Suo account;
  10. i dati trattati al fine di valutare l’eventuale pregiudizio per l’immagine etica dell’Associazione saranno conservati per il tempo necessario ad effettuare tale valutazione e ad adottare i conseguenti provvedimenti previsti dal codice etico e per ulteriori 10 anni, per finalità di difesa dell’Associazione innanzi i competenti enti di conciliazione o presso l’autorità giudiziaria;
  11. i dati contabili e di fatturazione saranno conservati per 10 anni dalla data di acquisizione.

ANORC provvederà, dopo la decorrenza dei termini di conservazione, secondo gli indicati criteri, ad adottare misure preordinate alla cancellazione o alla anonimizzazione dei dati che non debbano essere conservati per specifici obblighi normativi o per altri motivi legittimi (es. pendenza di un contenzioso).

8. Quali sono i Suoi diritti

Come interessato, ha il diritto di accedere ai Suoi dati personali, di chiederne la rettifica, l’aggiornamento e la cancellazione o la limitazione, se incompleti, erronei o raccolti in violazione alla legge, nonché di opporsi al trattamento effettuato per perseguire interessi legittimi (si veda par. 2.14 e 2.15 della presente informativa).

In particolare, ha il diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che La riguardano e la loro comunicazione in forma intelligibile.

Ha inoltre il diritto di ottenere l’indicazione:

  1. delle finalità e delle modalità del trattamento;
  2. degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di autorizzati al trattamento.

 

Ha il diritto di ottenere:

  1. l’aggiornamento, la rettifica o l’integrazione dei Suoi dati;
  2. la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione alle finalità del trattamento;
  3. la limitazione del trattamento, quando ricorre una delle ipotesi di cui all’articolo 18 GDPR;
  4. l’attestazione che le operazioni di cui ai punti 1., 2. e 3. sono state portate a conoscenza di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

9. Come può esercitare i Suoi diritti

Può esercitare i Suoi diritti inviando un messaggio di posta elettronica all’indirizzo segreteria@anorc.it. Nel caso in cui non dovesse essere possibile soddisfare la Sua richiesta, Le forniremo le motivazioni per cui non possiamo farlo.

Per esercitare i Suoi diritti può anche avvalersi di organismi, organizzazioni o associazioni senza scopo di lucro, i cui obiettivi statutari siano di pubblico interesse e che siano attivi nel settore della protezione dei diritti e delle libertà degli interessati con riguardo alla protezione dei dati personali, conferendo, a tal fine, idoneo mandato. Può anche scegliere di farsi assistere da una persona di fiducia.

Per proporre reclamo, può rivolgersi al Garante per la protezione dei dati personali ai recapiti di contatto e nelle modalità indicati sul sito web istituzionale dell’Autorità (www.garanteprivacy.it/).

Può consultare il sito web dell’Autorità anche per conoscere i Suoi diritti ed essere sempre aggiornato sulla normativa in materia di tutela delle persone rispetto al trattamento dei dati personali.

Ultima revisione: luglio 2024

Associazione ANORC Professioni

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Ex art. 13 e 14 del Regolamento (UE) 679/2016 (General Data Protection Regulation – GDPR)

Ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “GDPR”) sono di seguito fornite le informazioni sul trattamento dei dati personali degli iscritti agli Elenchi di ANORC Professioni (Associazione Nazionale Operatori e Responsabili della Custodia di contenuti digitali – Professioni), in qualità di Professionisti della Privacy, Professionisti della Digitalizzazione e Chief Digital Officer.

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è ANORC Professioni (di seguito anche solo “Associazione” o “titolare”) con sede legale in Lecce, in via Vito Mario Stampacchia, 21.

2. Le finalità e le basi giuridiche del trattamento dei Suoi dati personali

Di seguito, si indicano le finalità per cui ANORC Professioni tratta i Suoi dati personali e le basi giuridiche dei trattamenti eseguiti per tali finalità:

  1. consentirLe di richiedere l’adesione all’Associazione, attraverso la compilazione e l’invio del modulo di adesione e inserire i Suoi dati all’interno dell’Elenco dei Professionisti della Privacy e/o dell’Elenco dei Professionisti della Digitalizzazione;
  2. valutare la Sua richiesta di iscrizione all’Elenco speciale dei Chief Digital Officer (CDO) e, in caso di esito positivo, inserire i Suoi dati nel predetto Elenco;
  3. rilasciarLe un’attestazione di qualità e di qualificazione professionale dei servizi prestati come Professionista iscritto all’Associazione, in conformità ai requisiti richiesti dall’art. 4, comma 1, dalla Legge 4/2013 (Disposizioni in materia di professioni non organizzate in ordini o collegi);
  4. svolgere le attività necessarie alla gestione del rapporto associativo, tra le quali la tenuta degli Elenchi Professionali, l’invito al versamento e la riscossione della quota associativa, il rilascio, con cadenza annuale, della Sua tessera associativa, la richiesta di aggiornamento, con cadenza annuale, del Suo curriculum vitae e di eventuali altri dati da pubblicare sul Suo profilo all’interno dell’Elenco Professionale di appartenenza, l’ammissione a un livello di esperienza professionale più elevato, la gestione del ruolo da Lei eventualmente ricoperto all’interno degli organi associativi, etc.;
  5. verificare, di anno in anno, l’adempimento degli obblighi formativi previsti per il mantenimento dell’iscrizione all’Elenco dei Professionisti della Privacy e/o all’Elenco dei Professionisti della Digitalizzazione;
  6. valutare e fornire riscontro alla Sua richiesta di esonero dallo svolgimento dell’attività formativa;
  7. inviarLe comunicazioni informative periodiche sulle attività di ANORC Professioni, nonché aggiornamenti, contributi e opere editoriali in materia di innovazione digitale, gestione archiviazione documentale, protezione e sicurezza informatica dei dati, dei documenti e delle informazioni;
  8. informarLa, anche con finalità di promozione, in merito alle iniziative e agli eventi organizzati dall’Associazione, anche in partnership con soggetti terzi, inclusi corsi di formazione e di aggiornamento, gestire la Sua eventuale richiesta di iscrizione e consentire la Sua partecipazione agli stessi;
  9. nel caso in cui la partecipazione alle iniziative, agli eventi e ai corsi organizzati dall’Associazione sia a titolo oneroso, riscuotere la relativa quota di iscrizione;
  10. invitarLa e consentirLe di partecipare alle assemblee associative e di esprimere il Suo voto, nonchè informarLa in relazione alle stesse e sull’esito delle stesse, anche attraverso la messa a disposizione dei verbali delle assemblee e delle relative registrazioni, nel caso in cui siano svolte in modalità telematica;
  11. consentirLe di partecipare a gruppi di lavoro o consultazioni, gestire il suo contributo nell’ambito degli stessi e informarLa sull’andamento degli stessi, anche attraverso la messa a disposizione della documentazione prodotta e delle registrazioni delle sessioni svolte in modalità telematica;
  12. valutare e riscontrare la Sua richiesta di diventare Referente scientifico territoriale;
  13. rispondere a richieste di assistenza o di informazioni;
  14. valutare particolari situazioni che potrebbero danneggiare l’immagine etica dell’Associazione;
  15. adottare provvedimenti disciplinari per inosservanza degli obblighi previsti dallo Statuto e dal Regolamento, nonché dei doveri di lealtà, competenza e aggiornamento sanciti dall’art. 3 del Codice di Condotta dell’Associazione;
  16. pubblicare il Suo profilo personale all’interno della sezione “Professionisti” del sito web dell’Associazione, in corrispondenza dell’Elenco Professionale di appartenenza;
  17. attivare un’utenza personale all’interno di un’area riservata agli associati, accessibile tramite il sito dell’Associazione, attraverso la quale potrà consultare, condividere, modificare e scaricare documenti per finalità inerenti agli scopi dell’Associazione. La informiamo, inoltre, che riceverà e-mail transazionali relative all’operatività della Sua utenza e comunicazioni correlate al funzionamento dell’area riservata;
  18. raccogliere dati relativi all’utilizzo della Sua area riservata al fine di garantire la sicurezza delle reti e dell’informazione;
  19. raccogliere i dati relativi alla data e all’ora di visualizzazione dei messaggi inviati al Suo indirizzo di posta elettronica tramite strumenti di invio massivo di e-mail e ai click sui link contenuti negli stessi, al fine di determinare e migliorare il livello di efficacia delle comunicazioni associative;
  20. raccogliere e valutare le segnalazioni ricevute tramite lo Sportello del Consumatore previsto dall’art. 33 dello Statuto associativo e, in caso di contenzioso tra Lei e uno o più committenti delle Sue prestazioni professionali, promuovere la risoluzione concordata della controversia, ai sensi del combinato disposto dell’art. 2, comma 4, Legge 14 gennaio 2013, n. 4 e dell’art. 27-ter del codice del consumo, di cui al decreto legislativo 6 settembre 2005, n. 206;
  21. fornire, in caso di richiesta presso lo Sportello del Consumatore, informazioni relative alla Sua attività professionale in generale e ai relativi standard qualitativi, nel rispetto dell’art. 2, comma 4, Legge 14 gennaio 2013, n. 4;
  22. adempiere a obblighi di legge di carattere amministrativo, contabile e fiscale, quali, a titolo esemplificativo, la tenuta delle scritture contabili e l’emissione delle fatture. Precisiamo, comunque, che tali attività rappresentano un trattamento di dati personali solo se le operazioni di pagamento siano riconducibili a una persona fisica.

La base giuridica del trattamento effettuato per le finalità sopra indicate è determinata come segue:

  1. le attività di trattamento svolte per le finalità di cui ai punti da 1. a 17. sono effettuate in virtù della Sua adesione o della Sua richiesta di adesione all’Associazione e sono necessarie per la realizzazione delle finalità associative e per fornirLe i servizi riservati agli associati, nel rispetto dello Statuto, del Regolamento e del Codice etico di ANORC Professioni, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR;
  2. le attività di trattamento svolte per la finalità di cui al punto 18. sono basate sul legittimo interesse del titolare a prevenire, individuare l’origine e porre tempestivamente rimedio a eventi imprevisti o atti illeciti o dolosi che compromettano la disponibilità, l’autenticità, l’integrità e la riservatezza dei dati personali conservati o trasmessi tramite la piattaforma informatica che ospita le utenze all’interno dell’area riservata agli associati e la sicurezza del relativo servizio;
  3. le attività di trattamento svolte per la finalità di cui al punto 19. sono basate sul legittimo interesse del titolare a orientare le attività associative in funzione degli interessi degli associati e di migliorare la fruizione dei servizi di informazione e divulgazione scientifica offerti dall’Associazione: è, dunque, un’attività di cui anche Lei stesso potrebbe beneficiare. In ogni caso, Lei può opporsi in qualsiasi momento a tali attività di trattamento e continuare a ricevere comunicazioni a mezzo e-mail da parte di ANORC, che non utilizzerà strumenti di invio massivo della posta elettronica;
  4. le attività di trattamento svolte per la finalità di cui ai punti da 20. a 22. sono necessarie per adempiere a un obbligo di legge a cui ANORC è soggetta, ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. a) del GDPR.

3. Le fonti di raccolta dei Suoi dati personali

I Suoi dati personali possono essere forniti direttamente da Lei, in modo attivo e consapevole (ad esempio, i dati forniti compilando il modulo di adesione all’Associazione, le opinioni e le indicazioni di voto espresse in occasione delle assemblee associative, i contributi intellettuali forniti nell’ambito della partecipazione a gruppi di lavoro, etc.).

In altri casi, i Suoi dati sono forniti in modo indiretto, come accade nel caso dei dati relativi alla visualizzazione dei messaggi inviati a mezzo e-mail attraverso strumenti di invio massivo, dai quali è possibile ricavare, inoltre, ulteriori informazioni che La riguardano, che ANORC Professioni utilizza per offrirLe servizi maggiormente in linea con gli interessi Suoi e/o di un determinato target di associati (ad esempio, proponendoLe contenuti informativi affini a quelli per cui ha dimostrato interesse).

ANORC Professioni, inoltre, può raccogliere i Suoi dati personali presso terzi:

  • per valutare la Sua nomina come membro del Comitato Tecnico Scientifico: in tal caso, i dati trattati per tale finalità sono raccolti presso fonti pubblicamente accessibili, compatibilmente con le finalità della pubblicazione (es. riconoscimenti istituzionali, incarichi pubblici, titoli accademici, pubblicazioni scientifiche);
  • per valutare le segnalazioni ricevute, tramite lo Sportello del Consumatore, dai committenti delle Sue prestazioni professionali;
  • per valutare particolari situazioni che potrebbero danneggiare l’immagine etica dell’Associazione: in tal caso, i dati trattati per tale finalità possono essere raccolti presso gli associati che effettuano una segnalazione ai sensi dell’articolo 18 del Regolamento.

4. Categorie di dati trattati e natura del conferimento

ANORC tratta le seguenti categorie di dati personali.

Dati raccolti ai fini dell’iscrizione negli Elenchi Professionali tenuti dall’Associazione:

  1. informazioni fornite mediante la compilazione del modulo di adesione all’Associazione o ricavabili dalle stesse (ossia, titolo, nome, cognome, società/ente di appartenenza che sostenga la Sua quota di iscrizione all’Associazione, indirizzo, CAP, città, provincia, numero di telefono, numero di fax, indirizzo e-mail, partita IVA, codice fiscale, luogo e data di nascita, indirizzo PEC, Elenco Professionale al quale richiede l’iscrizione, firma autografa e/o digitale);
  2. dati presenti o ricavabili dalla documentazione allegata al modulo di adesione (ossia, curriculum vitae, adesione al Codice Deontologico dell’Associazione, autocertificazione di godimento dei diritti civili; copia del documento di identità, copia della documentazione comprovante il versamento della quota annuale di iscrizione all’Associazione).

 

La informiamo che i dati obbligatori, indispensabili per permetterLe di richiedere l’iscrizione agli Elenchi Professionali dell’Associazione, sono contrassegnati con l’asterisco nel modulo di adesione.

Inoltre, può scegliere di indicare il numero della Sua polizza assicurativa per la responsabilità professionale inerente all’attività svolta in qualità di Professionista della Digitalizzazione e/o della Privacy e l’eventuale certificazione rilasciata da un organismo accreditato inerente all’attività svolta in qualità di Professionista della Digitalizzazione e/o della Privacy: il conferimento di tali dati è facoltativo, in quanto non sono indispensabili ai fini dell’adesione all’Associazione e della fruizione dei servizi riservati agli associati.

 

Dati raccolti ai fini della valutazione della richiesta di iscrizione nell’Elenco speciale dei Chief Digital Officer (CDO) di ANORC Professioni:

  1. informazioni relative al cursus honorumcomprovante l’elevata competenza ed esperienza manageriale nel coordinamento strategico di processi e sistemi digitali;
  2. adeguata documentazione che attesti l’attuale posizione ricoperta in organizzazioni pubbliche o private in ruolo similare o assimilabile al CDO;
  3. eventuali altri dati inseriti nel testo dell’e-mail inviata alla segreteria dell’Associazione;

 

La informiamo che i dati indicati ai punti 1. e 2. sono indispensabili per permetterLe di richiedere l’iscrizione nell’Elenco speciale dei CDO dell’Associazione.

 

Dati raccolti ai fini della valutazione della richiesta di diventare Referente scientifico territoriale:

  1. dati conferiti mediante la compilazione dell’apposito form presente sul sito web dell’Associazione, ossia: nome, cognome, società di appartenenza, indirizzo di residenza/domicilio, CAP, città, provincia, telefono, indirizzo e-mail, regolare iscrizione ad ANORC Professioni.

 

La informiamo che nel form sono indicati i dati obbligatori per permetterLe di presentare la richiesta di diventare Referente scientifico territoriale.

 

Dati relativi al Suo profilo personale pubblicato nella sezione “Professionisti” del sito web dell’Associazione: nome, cognome, indirizzo, codice fiscale, indirizzo e-mail, organizzazione di appartenenza eventualmente ricavabile dall’indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo PEC, titolo professionale, ritratto/immagine fotografica, curriculum vitae; breve presentazione professionale, iscrizione all’Elenco di “Professionista della privacy” e/o “Professionista della digitalizzazione” e/o ”Chief Digital Officer”; livello di esperienza professionale (“Preliminary”, ”Ordinary”, “Advanced”, “Expert”); qualità di Referente territoriale; numero della tessera associativa, anno di iscrizione all’Associazione.

 

La informiamo che gli unici dati personali necessari ai fini della pubblicazione del Suo profilo nella sezione dei Professionisti sono nome, cognome, curriculum vitae o breve presentazione professionale, Elenco di appartenenza, numero della tessera associativa e anno di iscrizione all’Associazione. Tutti gli altri dati a Lei riferiti possono essere conferiti facoltativamente ad ANORC Professioni, che li utilizzerà per arricchire le informazioni consultabili sul Suo profilo.

 

Altri dati raccolti dal titolare ai fini della prestazione dei servizi riservati agli associati e/o della realizzazione delle finalità statutarie:

  1. dati relativi al regolare adempimento agli obblighi di formazione professionalizzante (partecipazione a corsi e altre attività formative sulle materie previste dall’art. 5 Regolamento associativo);
  2. dati relativi all’iscrizione e alla partecipazione alle iniziative, agli eventi e ai corsi organizzati da ANORC Professioni, tra i quali: tipologia di iniziativa/evento/corso, coordinate bancarie, data e importo del pagamento, se dovuto, eventuale opinione di gradimento;
  3. opinioni e voti espressi in occasione delle assemblee associative;
  4. partecipazione a gruppi di lavoro o consultazioni, e contributi espressi nell’ambito degli stessi;
  5. eventuali dati personali contenuti o ricavabili dalle Sue richieste di assistenza o informazioni;
  6. dati raccolti in occasione dell’accesso e dell’utilizzo della Sua area riservata, tra i quali nome utente, data e ora di accesso, indirizzo IP, operazioni di creazione, rinomina, modifica, eliminazione, copia e spostamento di documenti o cartelle;
  7. dati ricavabili dalla Sua interazione con i messaggi inviati al Suo indirizzo di posta elettronica tramite strumenti di invio massivo di e-mail (data e ora di visualizzazione, click sui link contenuti negli stessi, interesse per determinati contenuti, materie o attività associative);
  8. dati raccolti per valutare la violazione dei doveri deontologici previsti dal Codice di condotta dell’Associazione.

Il conferimento dei dati di cui al punto 1. è un requisito necessario per mantenere la qualità di iscritto all’Associazione, come previsto dallo Statuto e dal Regolamento associativo.

Il conferimento dei dati di cui ali punti da 2. a 5. è facoltativo, nel senso che non è tenuto a fornirli per obbligo normativo o stabilito dal Regolamento o dallo Statuto dell’Associazione. L’eventuale rifiuto di fornirli, tuttavia, può comportare l’impossibilità di fruire dei servizi o di esercitare i diritti a Lei riservati in qualità di associato ad ANORC Professioni.

I dati di cui al punto 6. sono necessari per garantire la corretta operatività della Sua area riservata e la sicurezza delle informazioni. Tuttavia, può richiedere in ogni momento la cancellazione del Suo account.

I dati di cui al punto 7. sono necessari alla realizzazione del legittimo interesse di ANORC Professioni a migliorare la fruizione dei servizi di informazione e divulgazione scientifica offerti agli associati. Tuttavia, può opporsi al trattamento di tali dati in qualsiasi momento.

 

Dati contabili e di fatturazione, tra i quali:

  1. dati relativi alla data di pagamento e all’importo della quota associativa;
  2. dati bancari (IBAN e conto di provenienza) e identificativo delle transazioni.

 

La raccolta di questi dati è necessaria per verificare la Sua regolare iscrizione all’Associazione e per permettere ad ANORC Professioni di adempiere ai propri obblighi di carattere amministrativo, contabile e fiscale.

5. A quali soggetti potranno essere comunicati i Suoi dati personali

I Suoi dati personali potranno essere comunicati a:

  1. dipendenti di ANORC Professioni appositamente autorizzati e istruiti, che abbiano necessità di accedervi nello svolgimento dei propri compiti;
  2. componenti degli organi dell’Associazione;
  3. altri associati, ai quali viene data comunicazione dell’adesione di nuovi associati;
  4. consulenti esterni per eventuale formulazione di pareri o risposte ai quesiti posti dagli associati;
  5. soggetti esterni che forniscono specifici servizi o svolgono attività strumentali per conto di ANORC Professioni, in qualità di titolari o di responsabili del trattamento, tra i quali: Digitalaw S.r.l. per lo svolgimento dei compiti di segreteria organizzativa e ufficio di comunicazione; Growens S.p.A., per l’invio massivo di comunicazioni a mezzo e-mail; Serverplan S.r.l. per il servizio di web hosting del sito di ANORC Professioni; DataSeed S.r.l. per le funzioni di amministratore di sistema; Microsoft Corporation per la gestione della posta elettronica, l’archiviazione documentale l’organizzazione e lo svolgimento di videoconferenze; Zoom Video Communications Inc. per lo svolgimento di seminari e corsi con finalità di formazione e divulgazione scientifica; Jinny S.r.l. per la fornitura della piattaforma informatica “Kamzan”, che ospita le utenze all’interno dell’area riservata agli associati;
  6. soggetti esterni che agiscono come autonomi titolari o, in alcuni casi, come contitolari del trattamento, per finalità accessorie e correlate all’erogazione dei servizi riservati agli associati: in tale categoria di destinatari rientrano, in particolare, istituti bancari per la gestione delle entrate e partner nell’organizzazioni di corsi ed eventi, tra i quali Digitalaw S.r.l.;

Inoltre, i dati resi pubblici sul sito web dell’Associazione (es. informazioni pubblicate nella sezione “Professionisti”) possono essere conosciuti dagli utenti che consultino tale sito web.

6. Trasferimento di dati all’estero

Ai fini dell’organizzazione e dello svolgimento di seminari e corsi con finalità di formazione e divulgazione scientifica, l’Associazione può avvalersi di piattaforme come Zoom. In tal caso, la partecipazione a tali seminari/corsi potrebbe necessariamente comportare l’esportazione al fuori dal territorio dell’Unione Europea dei Suoi dati personali (dati identificativi, indirizzo e-mail, dati e meta-dati relativi ai giorni, agli orari e ai contenuti delle sessioni di formazione). Questo trasferimento avviene sulla base della deroga di cui all’articolo 49 paragrafo 1 lettera b) del GDPR, in quanto il trasferimento si rivela occasionalmente necessario per l’esecuzione del servizio di formazione contrattualizzato dall’interessato, in qualità di iscritto all’Associazione, con il titolare del trattamento.

7. Per quanto tempo conserviamo i Suoi dati personali

ANORC Professioni conserverà i dati raccolti per periodi diversi, a seconda delle finalità del trattamento:

  1. i dati raccolti ai fini dell’iscrizione negli Elenchi Professionali tenuti dall’Associazione e i dati di cui al par. 4.3.1 e 4.3.2. saranno cancellati in caso di esclusione o di mancato rinnovo dell’adesione all’Associazione;
  2. i dati trattati per valutare la Sua richiesta di iscrizione all’Elenco speciale dei CDO saranno conservati per 10 anni dalla data dell’eventuale rifiuto della Sua richiesta, per finalità di difesa dell’Associazione innanzi i competenti enti di conciliazione o presso l’autorità giudiziaria;
  3. i dati trattati per valutare la Sua richiesta di diventare Referente scientifico territoriale, saranno conservati per tale finalità fino alla cessazione da tale carica; nel caso in cui la Sua richiesta abbia esito negativo, i Suoi dati saranno conservati per 10 anni dalla data del rifiuto della Sua richiesta, per finalità di difesa dell’Associazione innanzi i competenti enti di conciliazione o presso l’autorità giudiziaria;
  4. i dati relativi alla Sua partecipazione alle assemblee associative e le opinioni espresse in occasione delle stesse, così come riportati nei verbali assembleari, saranno conservati per tutta la durata dell’Associazione;
  5. i dati relativi alla Sua partecipazione a gruppi di lavoro o consultazioni, inclusi i contributi espressi nell’ambito degli stessi, così come riportati nella documentazione che vi inerisce, saranno conservati per 10 anni dalla loro acquisizione; fanno eccezione i dati ricavabili dai documenti finali prodotti nell’ambito dei gruppi di lavoro o delle consultazioni, che saranno conservati per tutta la durata dell’Associazione;
  6. i dati ricavabili dalle registrazioni delle assemblee associative e delle riunioni dei componenti dei gruppi di lavoro svolte con modalità telematiche saranno conservati per 4 mesi dallo svolgimento delle stesse;
  7. i dati trattati per l’invio di comunicazioni informative e promozionali, anche tramite strumenti di invio massivo di comunicazioni a mezzo e-mail, saranno conservati per tale finalità fino alla eventuale perdita della Sua qualità di associato, salvo precedente esercizio del diritto di opposizione;
  8. i dati relativi al Suo profilo pubblicato nella sezione “Professionisti” del sito web dell’Associazione, saranno conservati fino all’eventuale perdita della Sua qualità di associato;
  9. i dati trattati per fornirLe assistenza o informazioni saranno conservati per un periodo di 10 anni dalla ricezione delle relative richieste;
  10. i dati ricavabili dalla Sua interazione con i messaggi inviati al Suo indirizzo di posta elettronica tramite strumenti di invio massivo di e-mail saranno conservati per 90 giorni;
  11. i dati raccolti in occasione dell’accesso e dell’utilizzo della Sua area riservata verranno conservati per un periodo 365 giorni, con riguardo alle operazioni di creazione, rinomina, modifica, eliminazione, copia e spostamento di documenti o cartelle e per un periodo di 90 giorni con riferimento all’indirizzo IP; il Suo nome utente, invece, sarà conservato fino alla eventuale cancellazione del Suo account;
  12. i dati trattati al fine di valutare le segnalazioni ricevute tramite lo Sportello del Consumatore e di promuovere la risoluzione concordata delle controversie insorte con i committenti delle Sue prestazioni professionali saranno conservati per 10 anni dalla conclusione delle attività di competenza dello Sportello di riferimento;
  13. i dati trattati al fine di valutare particolari situazioni che potrebbero danneggiare l’immagine dell’Associazione saranno conservati per il tempo necessario ad effettuare tale valutazione e ad adottare i conseguenti provvedimenti previsti dal Codice Etico e per ulteriori 10 anni, per finalità di difesa dell’Associazione innanzi i competenti enti di conciliazione o presso l’autorità giudiziaria;
  14. i dati contabili e di fatturazione saranno conservati per 10 anni dalla data di acquisizione.

ANORC Professioni provvederà, dopo la decorrenza dei termini di conservazione, secondo gli indicati criteri, ad adottare misure preordinate alla cancellazione o alla anonimizzazione dei dati che non debbano essere conservati per specifici obblighi normativi o per altri motivi legittimi (es. pendenza di un contenzioso).

8. Quali sono i Suoi diritti

Come interessato, ha il diritto di accedere ai Suoi dati personali, di chiederne la rettifica, l’aggiornamento e la cancellazione o la limitazione, se incompleti, erronei o raccolti in violazione alla legge, nonché di opporsi al trattamento effettuato per perseguire interessi legittimi (si veda par. 2.18. e 2.19. della presente informativa).

In particolare, ha il diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che La riguardano e la loro comunicazione in forma intelligibile.

Ha inoltre il diritto di ottenere l’indicazione:

  1. delle finalità e delle modalità del trattamento;
  2. degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di autorizzati al trattamento.

Lei ha il diritto di ottenere:

  1. l’aggiornamento, la rettifica o l’integrazione dei Suoi dati;
  2. la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione alle finalità del trattamento;
  3. la limitazione del trattamento, quando ricorre una delle ipotesi di cui all’articolo 18 GDPR;
  4. l’attestazione che le operazioni di cui ai punti 1., 2. e 3. sono state portate a conoscenza di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

9. Come può esercitare i Suoi diritti

Può esercitare i Suoi diritti inviando un messaggio di posta elettronica all’indirizzo segreteria@anorc.it. Nel caso in cui non dovesse essere possibile soddisfare la Sua richiesta, Le forniremo le motivazioni per cui non possiamo farlo.

Per esercitare i Suoi diritti può anche avvalersi di organismi, organizzazioni o associazioni senza scopo di lucro, i cui obiettivi statutari siano di pubblico interesse e che siano attivi nel settore della protezione dei diritti e delle libertà degli interessati con riguardo alla protezione dei dati personali, conferendo, a tal fine, idoneo mandato. Può anche scegliere di farsi assistere da una persona di fiducia.

Per proporre reclamo, può rivolgersi al Garante per la protezione dei dati personali ai recapiti di contatto e nelle modalità indicati sul sito web istituzionale dell’Autorità (www.garanteprivacy.it/).

Può consultare il sito web dell’Autorità anche per conoscere i Suoi diritti ed essere sempre aggiornato sulla normativa in materia di tutela delle persone rispetto al trattamento dei dati personali.

Ultima revisione: luglio 2024