Quella che vi riportiamo è una storia vera.
Si tratta di una testimonianza direttamente proveniente da uno scambio intercorso tra uno Studente del Master Unitelma “Professionisti della digitalizzazione e della privacy” – che lasceremo anonimo- e la docente, Prof.ssa Monica Del Rio, Funzionario archivista di Stato.
In questo scambio emergono le difficoltà legate alla messa in pratica dei principi di teoria archivistica, che spesso sono sacrificati in ragione del “funzionamento del sistema informatico”. Emerge anche il coraggio di chi non sceglie di perseverare nell’errore, nascondendosi dietro la “macchina”, ma accettando la sfida di “esporsi” all’autorevole giudizio di una Professionista, in questo caso di una docente, ricercandone il consiglio.
Un esempio per tutti coloro che si approcciano a questa disciplina, non sempre per scelta, che dovrebbero in ogni caso optare per addentarsi sinceramente nella materia e trovare le risposte alle numerose incertezze, grazie ad una guida più esperta e al lavoro di squadra.
Per maggiori informazioni, visita la pagina ufficiale del Master
Domenica 17 aprile 2022 19:36
A: DEL RIO MONICA
Oggetto: problemi di classificazione
Gentile Professoressa,
quale attuale frequentante il master Unitelma “Professionisti della digitalizzazione e della privacy”, ho seguito con molto interesse il Suo corso, che ho trovato davvero interessante e chiaro.
Mi trovo adesso ad applicare i concetti appresi curando l’aggiornamento del manuale di gestione documentale presso il mio ente (locale). Purtroppo, nel farlo, sto incontrando delle “resistenze” da parte del fornitore del sistema informatico di gestione documentale tanto vigorose da farmi dubitare della mia comprensione dei concetti di classificazione e fascicolazione. La prego, pertanto, di correggermi, nel caso dovessi sbagliarmi.
Le porto alcuni esempi:
- di default, il software utilizzato concepisce la classificazione come attività …”one shot”, mentre avevo inteso che fosse corretto riconoscere al Responsabile del procedimento quantomeno la facoltà di attribuire la classe del documento (nel caso del documento in arrivo, ad esempio). La bozza del nuovo MdG prevede infatti che l’ufficio di Protocollo attribuisca il Titolo, non la Classe, che intendevo rimessa al RdP, al momento della presa in carico del documento;
- ancora una volta di default – coerentemente all’assunto di cui al punto precedente – il sistema in questione non concepisce una doppia classificazione del documento interno. Mi si dice che una doppia classificazione contravverrebbe il principio di unicità dell’originale informatico. A tale proposito avevo inteso, invece, che la seconda segnatura si “aggiungesse” alla precedente e che entrambe andassero a corredare il documento originale, senza alterare la qualità stessa del documento, anzi, permettendone la corretta conservazione, senza duplicazioni e senza contraddittorie fascicolazioni (vedi punto seguente);
- venendo alla fascicolazione, il sistema è configurato per concepire l’unità di fascicolazione come eterogenea dal punto di vista della classificazione dei contenuti. Anche questa scelta mette in crisi quanto credevo di avere appreso al riguardo, dato che avevo inteso che il fascicolo eterogeneo fosse residuale (il fascicolo personale, ad esempio, o per affare), non certo della “regola”. A tale proposito, in particolare, nutro molti dubbi riguardo alle conseguenze che ciò potrebbe produrre in ordine alla corretta conservazione e pubblicazione ai fini della trasparenza dei documenti interni al fascicolo informatico.
Trattandosi di questioni basilari, è ovvio che i punti toccati non sono che esemplificativi
Del resto, essendo convinto che costruire un documento della rilevanza del MdG su basi malferme non porti a nulla di buono, piuttosto che perseverare nell’errore, preferisco espormi al Suo autorevole giudizio, che spero paziente riguardo alle mie molte incertezze.
La ringrazio anticipatamente e la saluto cordialmente,
XXX
Martedì 19 apr 2022 11:31
Da: DEL RIO MONICA
Buongiorno,
credo che i dubbi siano legittimi quando un fornitore pone resistenza, ma la norma è piuttosto chiara in proposito; quindi, qualsiasi prodotto dovrebbe semplicemente garantire l’applicazione della norma.
1) Linee guida Agid, § 3.1.5:
Il protocollo informatico deve assicurare il tracciamento e la storicizzazione di ogni operazione, comprese le operazioni di annullamento, e la loro attribuzione all’operatore. Il sistema di protocollo informatico assicura che: […]
le uniche informazioni modificabili di una registrazione di protocollo siano l’assegnazione interna all’amministrazione e la classificazione
=> quindi “one shot” non può essere
2) la classificazione viene associata al documento, quindi non ne compromette l’unicità; normalmente i sistemi di gestione documentale sono in grado di associare alla stessa registrazione di protocollo classificazioni diverse anche in funzione del multi-oggetto – che dovrebbe essere evitato ma possiamo ricevere in documenti in entrata che non rispettano la regola – in questo caso che si dovrebbe fare? Nel mio sistema di gestione documentale posso registrare e dare due classificazioni; quindi, lo stesso documenti mi compare con segnatura (file associato secondo l’allegato 6 delle LLGG) differente nei due fascicoli; in altri sistemi si registra e si smista, quindi ciascuna UOR ha la sua copia informatica che classifica secondo la sua competenza
3) Linee guida, § 3.3.1:
Nelle Pubbliche Amministrazioni l’AOO gestisce i flussi documentali mediante fascicoli informatici predisposti secondo il piano di classificazione e relativo piano di organizzazione delle aggregazioni documentali ai sensi dell’art. 64 del TUDA, anche con riferimento a fascicoli non afferenti a procedimenti
=> mi pare che sia chiaro il legame che deve esserci tra classificazione e fascicolo
Non mi ha detto qual è il suo ente, ma le suggerisco di vedere il MdG del Comune di Trieste attualmente in consultazione pubblica visionabile nel sito di Procedamus. Le consiglio anche non lasciarsi scoraggiare dalle resistenze poste dai fornitori: il dialogo con gli informatici non è mai semplice, ma bisogna cercare di capirsi, altrimenti si investono risorse inutilmente.
Spero di esserle stata di supporto,
cordialmente,
Monica Del Rio
Funzionario archivista di Stato
Inviato: martedì 19 aprile 2022 13:37
A: DEL RIO MONICA
Gentile professoressa,
la ringrazio moltissimo, il Suo supporto è stato davvero prezioso e incoraggiante.
Non mancherò di consultare il MdG che mi ha segnalato.
La saluto cordialmente dalla provincia di XXX.
XXX
