La dematerializzazione delle ricevute dei taxi: quando l’Agenzia delle Entrate è costretta al gioco delle tre carte

Ancora una volta l’Agenzia delle Entrate torna ad occuparsi della dematerializzazione delle note spese. Con la risposta ad interpello n. 142/2024, l’AdE viene di nuovo interpellata sulla possibilità di digitalizzare la nota spese e dematerializzarne i relativi giustificativi.  

Se per le note spese appare tutto abbastanza lineare (il documento deve garantire fin dall’origine integrità, autenticità e leggibilità ma non richiede, da norme fiscali, la firma del dipendente), restano numerosi dubbi sulla possibilità di distruggere gli originali delle ricevute dei taxi.   

In realtà, a parere dello scrivente, i dubbi sono pochi: le ricevute dei taxi non trovano diretta corrispondenza nella contabilità del tassista e, quindi, appare impossibile che l’Agenzia possa dire in maniera netta, che si tratta di documenti “non unici” autorizzandone così la distruzione all’esito di un processo di dematerializzazione a norma. Ed in effetti, come già era accaduto con la risposta ad interpello n. 740 del 2021, l’Agenzia ci gira intorno, lasciando presumere ad un lettore poco attento, che le ricevute siano un documento “non unico” per poi ricordare che si tratta di prestazioni soggette all’obbligo di fatturazione elettronica.   

L’unica vera novità, a parte introdurre anche in quest’ambito l’uso di sistemi di Intelligenza Artificiale, è quella di proporre che alla ricevuta cartacea del tassista venga abbinata la contabile di un pagamento elettronico, quindi tracciabile. Però è proprio qui che l’Agenzia ritiene che, in assenza di un altro documento fiscale che giustifichi la prestazione di servizi, la contabile rilasciata dal mezzo di pagamento elettronico non sia sufficiente ad indentificare la spesa sostenuta ai fini della deducibilità del costo, tenuto conto della genericità dei dati ivi indicati.   

Da questo momento in poi l’Agenzia inizia a fare riferimenti meno espliciti, ritenendo quindi che la contabile debba essere correlata ad un giustificativo di spesa rilasciato dal prestatore dal quale sia possibile individuare i dati essenziali della spesa (data, nome del prestatore, percorso, corrispettivo): sembrerebbe così che la classica ricevuta del taxi, correttamente compilata in ogni sua parte, possa essere sufficiente, insieme alla contabile del pos, a ritenere la documentazione “non unica”. Ma subito dopo l’AdE, senza mai fare riferimento alla ricevuta del taxi, ricorda che per entrambi i documenti si dovrebbe poter risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione e, purtroppo, non risulta allo scrivente che le ricevute dei taxi siano in alcun modo registrate nella contabilità e, quindi, sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti.   

Siamo di fronte ad un abile gioco delle tre carte, dove la risposta secca viene abilmente nascosta in favore – è quello che vogliamo credere – dell’innovazione. 

Insomma, a ben leggere, l’Agenzia lascia presumere che le ricevute dei taxi, unite alle contabili del pagamento, possano essere considerate documento “non unico” ma evita di dirlo perché, a meno che i tassisti non inizino a registrare tutte le ricevute emesse, appare impossibile poter risalire alla singola corsa sulla base delle loro scritture contabili. La soluzione alternativa viene comunque chiaramente indicata: occorre richiedere la fattura al tassista; ma sappiamo quanto oggi sia spesso difficile anche solo pagare con carta di credito, ancor più ottenere fattura elettronica. Ovviamente i tassisti potrebbero organizzarsi in tal senso, così come accade quando si utilizzano app specifiche in grado di rilasciare ricevute elettroniche, ma sappiamo quanto la categoria sia restia ad eccessive innovazioni tecnologiche (naturalmente, questo non vale per tutti. Ho conosciuto anche tassisti molto “smart” a livello tecnologico, ma purtroppo rappresentano ancora la minoranza).  

Effettivamente appare assurdo che tutta questa procedura di digitalizzazione della nota spesa, comoda anche in fase d’ispezione, debba fare a meno della dematerializzazione di alcuni giustificativi di valore sicuramente relativo. E, con il suo atteggiamento sembrerebbe, a parere dello scrivente (o comunque mi auguro che sia così), che l‘Agenzia voglia dirci: “se come giustificativi delle corse taxi proprio non riuscite a ottenere fattura o ricevuta elettronica, accettate (anche inconsapevolmente) il relativo rischio di lasciare la conservazione dell’originale di tale documento al dipendente, tanto, a meno di articolate e frequenti operazioni fittizie, difficilmente vi verrà contestato qualcosa nel momento in cui le spese appaiono comunque congrue e inerenti all’attività dell’impresa”. 

Dopotutto, il problema dell’impossibilità di distruggere l’originale si presenta anche con le fatture cartacee extraUE, quindi meglio imbastire una procedura che preveda l’onere per il dipendente di conservare l’originale della spesa che arenarsi e non ricorrere a tali processi innovativi.  

In conclusione, si potrebbe auspicare un intervento normativo con cui facilitare alcuni processi, così come si potrebbe auspicare che l’Agenzia aggiorni alcuni riferimenti normativi che continua a citare, nonostante la loro abrogazione sia avvenuta da più di due anni (i DPCM 13 novembre 2014 e 3 dicembre 2013 sono ormai stati sostituiti dalle Linee Guida AgID su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici).
Tutto sommato, l’evitare di pronunciarsi in maniera bloccante rispetto a questi processi dimostra un’attenzione particolare dell’Agenzia ai processi innovativi e una propensione a favorirli, anche quando il contesto normativo (
anche se quello operativo di certi settori non è da meno) non appaia del tutto abilitante.