Se i documenti fiscalmente rilevanti consistono in registri tenuti in formato elettronico non devono essere stampati fino al terzo (o sesto per il solo 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salvo esplicita richiesta in sede di accesso, ispezione o verifica. Inoltre, entro lo stesso periodo vanno posti in conservazione, nel rispetto delle norme relative alla conservazione digitale dei documenti (Decreto Ministeriale 17 giugno 2014 e Codice dell’Amministrazione Digitale), se si intenda mantenerli in formato elettronico, o stampati in caso contrario.

Questo il principale chiarimento della Agenzia delle Entrate n. 236 del 9 aprile 2021. 

I quesiti

Il primo quesito nasce dal dubbio di una società che, fino al 2019, ha effettuato la conservazione elettronica di una serie di documenti rilevanti sotto il profilo civilistico e fiscale (fatture clienti, registri Iva, libro giornale).

La società chiede conferma sulla correttezza del suo operato (ex artt. 2215-2220 c.c.) e sulla possibilità di non effettuare la conservazione sostitutiva dei documenti tenuti in formato elettronico tramite marca temporale e firma digitale.

Un secondo quesito riguarda la procedura corretta da seguire per il pagamento del Bollo, in caso di applicazione dell’articolo 12-octies del Dl n. 34/2019, e per quei registri che prevedono l’assolvimento dell’imposta di bollo.

La risposta

L’Agenzia specifica che la “tenuta” e la “conservazione” dei documenti sono da considerarsi concetti e adempimenti distinti nel caso in cui, secondo la disciplina in vigore, i documenti fiscalmente rilevanti consistano in registri tenuti in formato elettronico e precisa che:

• ai fini della loro regolarità, non devono essere stampati fino al terzo (o sesto per il solo 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, a meno che non venga richiesto dagli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
• entro lo stesso periodo vanno posti in conservazione secondo le modalità previste dal D.m. 17 giugno 2014, e quindi anche del Codice dell’amministrazione digitale, se il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico, ovvero stampati in caso contrario.

Conclusioni

Infine, la soluzione proposta dalla società non è percorribile: la conservazione dei registri contabili tenuti elettronicamente è sempre obbligatoria.

Per quanto riguarda il secondo quesito, l’Agenzia prevede che l’imposta di bollo è dovuta per la tenuta del libro giornale, del libro inventari e delle altre scritture contabili indicate all’articolo 2214 del codice civile.

Il Bollo relativo alle scritture contabili tenute in formato digitale, indipendentemente dalla successiva conservazione, deve essere pagato telematicamente tramite il modello F24 (articolo 6, comma 1, Dm 17 giugno 2014).