Con il Decreto Legislativo n. 123 del 2012 , in attuazione della direttiva 2009/109/CE, sugli obblighi in materia di relazioni e di documentazione in caso di fusioni e scissioni societarie pone in alternativa al Registro imprese il sito web aziendale come strumento di pubblicità legale, il sito web diventa il principale strumento di pubblicità legale non solo per le pubbliche amministrazioni, ma anche per le società .
Con tale disposizione normativa la pubblicazione sul sito aziendale del progetto di fusione e di scissione assume efficacia giuridica e il sito diventa il canale alternativo al Registro imprese1.
Sono queste le novità introdotte dal decreto che punta a indirizzare i processi di semplificazione attraverso l’utilizzo di strumenti telematici e consente la pubblicazione sul sito dei progetti di fusione (e di scissione) solo nei casi in cui vengano soddisfatte le garanzie connesse alla sicurezza del sito web e all’autenticità dei documenti, per ridurre i costi a carico delle società e aumentare la competitività .
La Direttiva punta a una semplificazione per sollevare le imprese dagli oneri amministrativi connessi agli obblighi di pubblicazione, ma non risolve il problema di come garantire effetti di pubblicità legale rispettando i requisiti di sicurezza e autenticità ai documenti pubblicati e di come assicurare certezza della data di pubblicazione, in quanto non contiene un chiaro riferimento alle regole tecniche da seguire per rendere i dati sicuri e certi nel tempo.
A questo proposito appare opportuno fare riferimento alla normativa vigente in materia di pubblicità legale per i siti web delle PA, che definisce i principi generali per la pubblicazione dei documenti aventi effetto di pubblicità legale. E’ inevitabile al riguardo porre in evidenza che i siti web aziendali non possono essere paragonati ai siti web istituzionali, in quanto non hanno l’obbligo di rispettare gli stessi requisiti tecnici previsti dalla normativa in materia di accessibilità , non sono censiti e, quindi, non sono resi pubblici nel registro delle imprese al momento dell’iscrizione. In particolare, nonostante un generico riferimento alla sicurezza, autenticità e certezza dei documenti pubblicati, non è chiaro se le stesse caratteristiche debbano essere garantite anche dal sito Internet in cui questi documenti vengono resi pubblici, in considerazione pure del fatto che con l’entrata in vigore di questo decreto legislativo il sito non è più soltanto un canale di informazione, che prevede la divulgazione di dati relativi alla società in forma facoltativa (e solo in pochissimi casi obbligatoria), ma diventa il luogo privilegiato attraverso il quale rendere pubblici ai soci e ai terzi interessati le copie informatiche dei documenti depositati presso la sede sociale o il registro imprese, documenti che qualora disponibili sul sito e scaricabili con download non dovranno essere trasmessi per altre vie.
Di caratteristiche dei siti si occupa pure il CAD che, all’art.53, ne contempla sinteticamente le principali: accessibilità , elevata usabilità , reperibilità , completezza di informazioni, chiarezza del linguaggio, affidabilità , semplicità di consultazione, qualità , omogeneità ed interoperabilità .
Le suddette dovrebbero essere estese anche ai siti web aziendali al fine di rendere il sito stesso il canale privilegiato per la pubblicazione di documenti aventi effetto di pubblicità legale.
Difatti utilizzare la pubblicazione sul sito con il conseguente decorrere dei termini di legge presuppone l’obbligo di rendere sicuri e certi non solo i documenti pubblicati, ma anche il sito stesso, che deve garantire accessibilità e usabilità . Tale necessaria accessibilità andrebbe intesa sia secondo quanto previsto dalla Legge Stanca (Legge 4/2004), che definisce applicativi specifici per l’accesso ai documenti da parte dei diversamente abili, sia nell’utilizzo di determinati contenuti e formati, portando così il valore probatorio dei documenti informatici pubblicati allo stesso livello di quelli cartacei depositati presso il Registro delle imprese.
E’ utile ricordare che il procedimento di pubblicazione dei documenti informatici costituisce un processo indipendente rispetto alla loro formazione, in quanto la pubblicità legale connessa a questi documenti deve garantire autenticità , validità giuridica e inalterabilità , preservazione del valore giuridico e probatorio e conservazione nel tempo dei documenti pubblicati2, analogamente a quanto previsto per le pubblicazioni istituzionali sull’Albo Pretorio on-line. Diventa pertanto emblematica anche un’altra figura, obbligatoria per i siti web istituzionali, ma non ancora per quelli aziendali: il Responsabile del procedimento di pubblicazione che assume la responsabilità non solo dei contenuti del sito, ma anche e soprattutto si accerta dei tempi stabiliti dalla legge per i documenti messi in pubblicazione, verificando formati e modalità anche secondo quanto previsto dal provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 24 giugno 2010, in base al quale le informazioni pubblicate devono garantire integrità e utilizzo di procedure tali da non permetterne la modifica.
I documenti, quindi, devono essere disponibili in formati aperti, accessibili e firmati digitalmente per garantire paternità e autenticità al documento, (che dovrà , quindi, avere l’estensione .p7m, l’unica in grado di supportare la firma digitale di chi ha generato il documento), e dovrà essere associata al documento pubblicato anche una marca temporale, al fine di verificarne la data di creazione. Si dovrà prestare attenzione, inoltre, alla data di pubblicazione, come unico dato in grado di attivare, in termini di decorrenza con effetto legale, il procedimento che il documento stesso presuppone3.
Il nuovo Dlgs 123/2012 afferma sicurezza del sito, autenticità del documento e certezza della data di pubblicazione, quest’ultima diventa fondamentale per il decorrere dei trenta giorni dai quali dipende la decisione dei soci in ordine alla fusione o scissione, senza rimandare (dandole per scontato) a precise regole tecniche e procedurali nelle modalità per mezzo delle quali siano garantiti questi requisiti.
L’obiettivo di sollevare le imprese da tutti gli oneri connessi agli obblighi di pubblicazione è sicuramente un obiettivo virtuoso da perseguire all’interno di un processo di semplificazione amministrativa, ma senza regole precise sulle modalità tecniche con le quali raggiungere risultati giuridicamente rilevanti, rischia di portare con sè controindicazioni sugli effetti legali e comunicativi che un sito avente queste funzioni dovrebbe espletare.
Per quanto riguarda i siti web istituzionali abbiamo ormai un minimo di basi normative a supporto degli obblighi che una PA deve adempiere per pubblicare nella sezione apposita denominata “Albo on-line” tutti i documenti aventi effetto di pubblicità legale (si ricordano in proposito le Linee Guida per i siti web della PA, Vademecum sulle modalità di pubblicazione dell’albo on-line, sviluppate da DigitPA nel 2011), ma – lo si ripete – nessuna norma attualmente impone di osservare le stesse disposizioni per i siti aziendali.
In verità , ad oggi si attendono ancora delle specifiche regole tecniche sotto forma di DPCM per la pubblicazione dell’Albo on-line per le pubbliche amministrazioni (già previste nel CAD), che a questo punto potrebbero essere estese anche ai siti aziendali, trattandosi di tipologie di documenti diversi ma aventi le stesse necessità di pubblicità legale. A tal proposito A.N.O.R.C. (Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione digitale) ha predisposto un gruppo di lavoro per una proposta di D.P.C.M. sulle regole tecniche per l’Albo on-line in cui vengano chiarite e definite le procedure e le modalità di pubblicazione di documenti aventi effetto di pubblicità legale4. Questa proposta di DPCM, mai formalmente adottata, potrebbe costituire un’utile base di partenza per sviluppare quel prodotto normativo di cui oggi si sente ancora di più la necessità .
Del resto come le stesse linee guida per i siti web della PA del 2011 stabiliscono per gli stessi le caratteristiche specifiche in materia di accessibilità , trasparenza, privacy e qualità , allo stesso modo è necessario che i siti web aziendali, passando da semplici siti vetrina della società a veri canali comunicativi in termini di pubblicità , abbiano criteri condivisi al fine di garantire un accesso immediato e piena fruibilità ai documenti pubblicati.
In proposito, il censimento dei siti al momento dell’iscrizione al registro imprese potrebbe essere una soluzione agli inconvenienti che possono derivare da un’accessibilità alle informazioni poco garantita e tutelata.
1 Dlgs 123/2012, art.1, comma 1, lettera a), che modifica l’art.2501-ter c.c.
2 Circolare del Ministero degli Interni n.13 del 21 Aprile 2011
3 Linee guida per i siti web della PA Vademecum Modalità di pubblicazione dei documenti nell’Albo on-line (versione 2011)
4 Documento acquisibile sul sito di ANORC www.anorc.it alla pagina http://www.anorc.it/documenti/AOL%20-%20DPCM%20bozza%201.0%2020%20dicembre%202010%20FINALE.PDF-A-1a.pdf
