Prosegue la nostra rubrica Pillole di Amministrazione Digitale a cura di Alessandra Foschetti. Oggi parliamo di verifica dei documenti trasmessi.
Buona Lettura!
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“I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale.” – Art. 45 comma 1 del Codice dell’Amministrazione Digitale”
Quali sono i mezzi telematici o informatici idonei ad accertare la fonte di provenienza dei documenti trasmessi alla pubblica amministrazione?
Per alcune categorie di utenti la normativa prescrive modalità e strumenti dedicati per l’invio di istanze alla pubblica amministrazione, che ne consentono il riconoscimento certo. Si tratta, ad esempio, dei professionisti o delle imprese iscritte in albi o registri, oppure delle pubbliche amministrazioni che hanno dei canali dedicati per i loro rapporti con altre PA (v. pure articolo precedente)
Ferme restando tali categorie di utenti, negli altri casi la pubblica amministrazione ha diverse possibilità di verifica della provenienza, a seconda del canale di trasmissione o delle caratteristiche del documento stesso:
1.Invio di un documento informatico sottoscritto con firma digitale o firma elettronica avanzata (quest’ultima è per esempio quella che utilizza un codice di sicurezza generato volta per volta da dispositivi messi a disposizione dalle banche). L’identità è verificata dai “certificatori qualificati” che rilasciano questi tipi di firme e dispositivi.
2.Utilizzo di un Servizio Online (tramite form nei siti istituzionali degli enti). Da marzo 2016 gli enti pubblici che erogano servizi online riconoscono il cittadino tramite il “Sistema Pubblico per l’Identità Digitale” (SPID). Si tratta di un codice utente e una password che a seconda del tipo di servizio richiesto può essere più o meno “verificato” in fase di attivazione. Ad esempio, per le istanze alla Pubblica Amministrazione contenenti autocertificazioni, dichiarazioni ecc., sarà necessario possedere delle credenziali “forti”, per ottenere le quali è obbligatorio procedere a una verifica dell’identità anche personalmente (http://www.spid.gov.it/richiedi-spid).
3.Documenti informatici inviati con allegata la scansione di un documento d’identità. In questi casi è possibile inviare il documento tramite email semplice o PEC ovvero tramite un sistema online che non prevede la verifica di credenziali. Allegare il documento d’identità non significa, ovviamente, validare il documento informatico, ma soltanto consentire l’accertamento dell’identità del mittente. La validazione del documento segue regole diverse a seconda che sia prevista o meno obbligatoriamente la forma scritta (per approfondire leggi anche questo)
4.Invio di documenti tramite Posta Elettronica Certificata rilasciata al titolare della casella di posta previa identificazione da parte del gestore. Il documento inviato tramite questo servizio di PEC-ID contiene nel messaggio o in un allegato una “certificazione” dell’identità del mittente.
I sistemi di trasmissione di documenti che non consentono l’identificazione certa della provenienza legittimerebbero la pubblica amministrazione a non dare seguito all’istanza.
In pratica però la diligenza amministrativa (e la frequenza dei casi in cui gli strumenti di ricezione predisposti dall’amministrazione non rispettano gli standard sopra descritti) si traduce in un accertamento dell’identità ex post, perfezionando la domanda ricevuta in un secondo momento del procedimento amministrativo (es. controlli successivi).
