Il Nuovo Piano Triennale per l’informatica nella PA 2024-2026, pubblicato lo scorso 23 gennaio, introduce alcune novità in materia di Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. L’interesse degli addetti ai lavori si è concentrato in particolare sulle nuove attività di monitoraggio previste da AgID rispettivamente in ambito di Gestione e Conservazione documentale, secondo una pianificazione sistematica, come specificato al Capitolo 3 dedicato ai Servizi: “nell’ambito delle sue funzioni di vigilanza, verifica, controllo e monitoraggio, e conformemente a quanto stabilito dall’articolo 18-bis del Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD, l’Agenzia per l’Italia Digitale ha pianificato di avviare un’attività di monitoraggio riguardante l’adempimento degli obblighi specificati dalle Linee guida.
A questo scopo, entro il 2024 verrà sviluppato un modello basato su indicatori chiari e dettagliati, supportato da un accurato percorso metodologico. Questo permetterà di procedere con un monitoraggio efficace e sistematico, da realizzarsi entro il 2025 per le disposizioni sulla Gestione documentale, e entro il 2026 per quelle relative alla Conservazione digitale.”

Pertanto, gli obiettivi da raggiungere nei prossimi due anni saranno certamente finalizzati al consolidamento dell’applicazione delle Linee guida per la formazione, gestione e conservazione documentale secondo una precisa timeline estesa fino al 2026:

• 2024 – Costruzione baseline per il monitoraggio dell’attuazione delle Linee Guida.
• 2025 – Il 100% delle amministrazioni devono avere adottato e pubblicato il manuale di gestione documentale, la nomina del responsabile della gestione documentale per ciascuna AOO e qualora siano presenti più AOO la nomina del Coordinatore della gestione documentale in “Amministrazione trasparente”.
• 2026 – Il 100% delle amministrazioni devono avere adottato e pubblicato il manuale di conservazione e la nomina del Responsabile della conservazione in “Amministrazione trasparente”.

Le indagini ANORC presentate nei Forum del 2023

L’ indagine ANORC sugli obblighi normativi in materia di gestione e conservazione documentale da parte delle PA aveva preso avvio già nel 2022. La prima parte era stata presentata in occasione del Forum Nazionale di Roma di marzo 2023, seguita dalla seconda e ultima parte portata all’attenzione degli Associati, delle istituzioni – tra cui anche AgID  – e degli esperti di digital transformation durante l’ultimo appuntamento con il Forum Nazionale di dicembre 2023, tenutosi presso la Camera dei deputati.

Dalle risultanze erano emersi dati preoccupanti in merito al corretto assolvimento degli obblighi da parte delle PA, rivelando che meno del 10% era in regola con quanto stabilito dalle Linee guida. Siamo certi che il monitoraggio condotto da ANORC negli ultimi anni, i cui risultati sono stati indirizzati all’attenzione di AgID in diverse occasioni, abbiano contribuito in maniera incisiva per smuovere una situazione di stallo all’interno delle organizzazioni pubbliche.
L’introduzione di questi nuove attività di controllo previste dall’Agenzia è da considerare un risultato pienamente soddisfacente e l’augurio è che rappresentino solo il primo passo di un percorso virtuoso che accompagni concretamente la trasformazione digitale del Paese, alla quale ANORC continuerà a lavorare con impegno e costanza forte del contributo dei suoi associati.

Puoi scaricare il documento completo dell’indagine da qui:

Immagine di Pexel.com