La gestione dei documenti informatici è alla base di qualsiasi iniziativa di digitalizzazione. Tant’è che la sua definizione e modalità di gestione trova profonde radici normative nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) già dalle sue prime versioni.

La progressiva e sempre maggiore integrazione di flussi informativi, non solo interni alle organizzazioni, ma anche in cooperazione tra diversi soggetti, sta portando una trasformazione dal modo classico di assimilare le comunicazioni a un documento a quello di scambi (transazioni) di informazioni. Per comprendere questo cambiamento basta esemplificare il flusso di fatturazione elettronica ove le informazioni scambiate sono in formato informatico e non in una rappresentazione umanamente leggibile e rappresentabile su un documento.

Il Cambiamento Digitale e la Legislazione

Il legislatore, costantemente in affanno nel voler normare e governare il cambiamento digitale che accelera, spesso ricorrendo ad una sedimentazione normativa che riprende e rivede diversi articoli del CAD, ha cercato con le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione di descrivere un unico contesto normativo di riferimento per tutti gli aspetti del ciclo di vita dei documenti.

Alla base delle molte importanti novità delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione c’è il concetto di documento informatico che trova una più ricca formulazione rispetto al passato.

Le Linee Guida danno una definizione di documento informatico a partire dalle modalità della sua formazione (2.1.1) quasi a volerne chiarire la consistenza informativa che si va formando rispetto ad una definizione della sua fisicità di memorizzazione e rappresentazione. Il paragrafo delle Linee Guida definisce le tre distinte modalità di formazione del documento informatico e le sue due principali caratteristiche di immodificabilità e integrità quando completamente formato.

Alcune delle considerazioni seguenti sono specifiche per la pubblica amministrazione e settore allargato, ma offrono spunti di riflessione anche per le aziende e professionisti.

I Documenti Informatici nelle LLGG

Nella lettura delle Linee Guida emerge, più che in passato, il chiaro riferimento al concetto di unità documentaria (dallo standard ISAD) che descrive come il documento informatico è costituito da uno o più documenti (componenti) ciascuno nei formati previsti nell’allegato 2 delle Linee Guida stesse.  Questa distinzione tra documento informatico, ovvero unità documentaria, e le sue componenti, ovvero documenti, è importante per comprendere come ad esempio una registrazione di protocollo o una comunicazione via PEC siano documenti informatici, ovvero unità documentarie composte da diversi documenti.

A questo primo concetto se ne affianca immediatamente un altro: quando il documento informatico è stato formato, quindi divenuto immodificabile nel suo contenuto, allora è sempre accompagnato dai metadati descritti nell’allegato 5 delle Linee Guida. Senza tali metadati il documento informatico non è formato.

È quindi evidente di conseguenza come il termine documento informatico si riferisca ad un oggetto informatico complesso e strutturato, ben diverso dal concetto di elementare documento assimilabile ad un singolo file.  Ci si deve chiedere quindi come sia memorizzato e gestito un documento informatico nelle moderne soluzioni di gestione documentale e di digital workspace che hanno alla base del loro funzionamento la realizzazione e gestione del modello dell’unità documentaria con i metadati e la struttura in singoli componenti informatiche. Ma è altresì chiaro che tali documenti informatici possano essere copiati e trasferiti durante il loro ciclo di vita seguente la loro formazione, ovvero durante la gestione.

Vi sono diversi articoli specifici del CAD ripresi dalle Linee Guida relative alla copia, duplicati e riversamenti dei documenti informatici. Articoli che purtroppo, un po’ per sedimentazione normativa, un po’ per ambiguità della terminologia utilizzata, fanno riferimento al documento spesso assimilato a singolo file nella interpretazione della norma. Tuttavia in una lettura critica, alla luce delle Linee Guida, in tali articoli andrebbe indicato il documento informatico, inteso come unità documentaria completamente formata nelle sue componenti e meta datazione.

Ad esempio, quando usando le funzionalità delle soluzioni di gestione documentale si duplica un intero documento informatico in una diversa registrazione, si ha un primo caso concreto di duplicazione di documento informatico, dato che richiamando quanto previsto anche dal Codice dell’Amministrazione Digitale tale duplicazione non altera né il contenuto, né la forma, né la sua rappresentazione informatica e tiene traccia nella meta datazione della operazione di duplicazione attraverso opportuni riferimenti.

Allo stesso modo, esemplificando, se si procede alla estrazione dalla soluzione  al salvataggio su file system di un documento informatico amministrativo oggetto di registrazione di protocollo (e non di una sua singola componente) si dovrebbero ottenere i file delle singole componenti documentali e il file dei metadati.xml conforme all’allegato 1 delle linee guida: è questo l’insieme informativo che può essere oggetto del trasferimento o copia su altro sistema di gestione.

Diverso è il caso di riversamento che nell’allegato 2 delle Linee Guida è ripreso specifico per un singolo documento, come l’azione che crea una copia del documento (file) in diverso formato. Leggendo il punto 2.3 delle Linee Guida tale operazione è descritta come copia di un documento informatico che crea un documento (ovviamente informatico) il cui contenuto è il medesimo dell’originale ma con una diversa evidenza (rappresentazione) informatica rispetto al documento da cui è tratto. Purtroppo l’esempio riportato nelle linee guida che parla di trasformazione di un documento DOC nella suo formato PDF genera confusione, perché assimila la copia di documenti informatici alla copia di file tra supporti e rappresentazioni informatiche di memorizzazione diverse: probabilmente una formulazione più precisa in riferimento alle componenti del documento informatico sarebbe apparsa più chiara e meno ambigua.

Conclusioni

Vi possono essere infine delle necessità amministrative di creare estratti di documenti informatici ovvero copie di una sola parte dei contenuti e delle informazioni del documento informatico originale. Se da una parte dei contenuti informatici l’operazione si traduce nella creazione di una nuova componente documentale che rappresenta solo una parte delle informazioni dell’originale, a livello di metadati deve essere mantenuta l’evidenza della formazione di tale estratto e quindi del collegamento logico e amministrativo all’originale. Un caso pratico di operazione di questo tipo è quando una deliberazione o disposizione dirigenziale contenente nella sua versione originale dati soggetti alla protezione dati personali deve essere pubblicata sul sito aziendale in adempimento nella normativa sulla trasparenza amministrativa. Quello che sarà pubblicato sarà un documento informatico, con la sua meta datazione, estratto dall’originale, contenente la versione omissis della componente documentale originale e nei propri metadati il riferimento all’atto originale.

A cura di Andrea Piccoli, ingegnere e esperto di digitalizzazione e privacy

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