L’archivista è indubbiamente una figura caleidoscopica.
Questo il tratto saliente che è emerso nel recente seminario “Provocazioni su un mondo che cambia. L’archivista: una figura da declinare”, organizzato dalla ANAI Lazio in collaborazione con l’Archivio centrale dello Stato, cui ho preso parte con un intervento dal titolo: “Records manager? Business analyst? Archivist!”.
Nell’immaginario comune la figura dell’archivista è legata prevalentemente all’attività “in solitaria” del sapiente e certosino lavoro di recupero dal caos e dall’oblio di documenti più o meno antichi: “storici”, secondo la definizione di dominio, quindi un’attività riconducibile ad un più marcato ambito culturale.
In queste righe mi preme tuttavia gettare uno sguardo più attento fra le pieghe di questa professione tanto antica quanto attuale, esaminando allo scopo la norma UNI 11536:20141. La norma fornisce, infatti, una sistematizzazione dei requisiti di conoscenza, abilità e competenza dell’archivista a partire da una preliminare identificazione dei compiti e delle attività che rientrano nella sua sfera professionale.
L’archivista svolge una attività professionale “mirata a governare i complessi documentari nell’intero arco della loro esistenza, nonché a promuoverne ed agevolarne la fruizione. […] Più in generale, l’archivista opera per il soddisfacimento dei bisogni culturali, informativi o gestionali dei diversi soggetti, individui o enti pubblici o privati, gruppi di utenti o la collettività in senso lato, nel rispetto delle norme deontologiche pertinenti.” (UNI 11536:2014, par. 4.1)
Rientrano tra i suoi compiti:
- governare i complessi documentari nell’intero arco della loro esistenza;
- comunicare gli archivi, erogando servizi per gli utenti, promuovendo la conoscenza dei materiali documentari;
- dirigere e amministrare una struttura o un servizio archivistico.
All’interno di ciascun compito la norma individua specifiche funzioni, a loro volta articolate in un complesso di attività.
“Governare i complessi documentari” implica le funzioni di:
- gestione documentale con il relativo complesso di attività mirate alla progettazione e tenuta di un sistema documentale;
- tutela e le correlate attività di ispezione, ricognizione e salvaguardia degli archivi degli organi statali, degli enti pubblici e di quelli privati dichiarati di interesse storico-culturale particolarmente importante;
- selezione, consistente nell’attività di individuazione della documentazione da conservare o viceversa da eliminare sulla base di una valutazione della sua rilevanza a fini giuridico-economici e storici;
- ordinamento e descrizione dei complessi documentari secondo le norme e i principi archivistici;
- conservazione, funzione finalizzata a preservare nel tempo gli oggetti documentali, su qualunque supporto, e il sistema in cui sono inseriti;
- progettazione e valutazione di applicazioni e sistemi informatici in ambito archivistico.
“Comunicare gli archivi” comprende le seguenti funzioni:
- servizio all’utenza e il complesso di attività volte a coadiuvare l’utenza nella ricerca di fonti e informazioni in un archivio;
- promozione e formazione, finalizzata a promuovere la conoscenza delle fonti d’archivio e a realizzare iniziative di formazione scientifica e professionale in ambito archivistico;
- studio e ricerca nei diversi ambiti di competenza della disciplina.
Rientra nel terzo ambito di intervento dell’archivista regolato dalla norma, “dirigere e amministrare una struttura o un servizio archivistico”, la specifica funzione di direzione e amministrazione, comprendente le attività di gestione in primis del patrimonio archivistico conservato, nonché delle risorse umane, strumentali e finanziarie necessarie al funzionamento della struttura o servizio archivistico diretto.
Dal quadro di funzioni e attività qui tratteggiato emerge chiaramente come l’archivista sia chiamato alla gestione di “processi ad elevata complessità” in una pluralità di contesti istituzionali e organizzativi che possono presentarsi molto diversi gli uni dagli altri, anche in riferimento agli oggetti documentali prodotti. L’archivista, inoltre, agisce sulle diverse fasi del ciclo di vita documentale, da quella di progettazione del sistema documentario, a quella di gestione e tenuta dello stesso, fino alla fase di conservazione, affrontando in questo percorso anche esigenze e problematiche proprie di altri domini: la protezione dei dati personali, la trasparenza amministrativa, l’introduzione di nuove tecnologie informatiche, l’economicità dell’azione amministrativa.
Per dominare attività di così elevata specializzazione è fondamentale una strutturata formazione scientifica, metodologica e tecnica, come esemplificato dallo schema di conoscenze, competenze e abilità riportato nella Appendice A della norma UNI, che impone un aggiornamento permanente di tipo teorico e pratico.
[Articolo tratto dal profilo LinkedIN ufficiale della dott.ssa Blasetti, consultabile al seguente link]UNI 11536: 2014 – Qualificazione delle professioni per il trattamento dei dati e dei documenti. Figura professionale dell’archivista. Requisiti di conoscenza, abilità e competenza. La norma è stata elaborata dalla Commissione tecnica UNI “Documentazione e informazione”/SC 11 “Archivi e gestione documentale” ed è stata ratificata il 3 luglio 2014.
