Il Prof. Gianni Penzo Doria, Presidente del Comitato Scientifico di ANORC, è intervenuto sulle pagine di Forum PA per ricordarci il valore di uno strumento archivistico essenziale, anche in ambiente digitale: il registro annuale di protocollo.
Si tratta di uno strumento strategico per la ricostruzione efficace dell’iter logico-giuridico di un affare, di un’attività o di un procedimento amministrativo, e la proposta di integrare le linee guida di AgID sulla gestione documentale con un allegato tecnico, riferito proprio alla produzione obbligatoria del registro di protocollo annuale, sembra una strada percorribile dai professionisti del settore.

Il registro di protocollo: giornaliero e annuale

Come precisato dall’autore, “per due secoli (1815-2015) abbiamo asseverato la presenza normativa di un registro di protocollo annuale. Dunque perché, in presenza di una previsione (peraltro aggiuntiva) di un registro giornaliero, dovremmo abrogarne la persistenza e l’uso, laddove nemmeno il legislatore la prevede?”
Ulteriore fatto giuridicamente rilevante è che “il registro giornaliero non è un ulteriore registro (come non lo è quello di emergenza), ma si tratta di una raffinata soluzione informatica a garanzia dell’immodificabilità dei contenuti. In tal senso, le singole giornate di registrazione poi devono necessariamente confluire nel mezzo di corredo del registro di protocollo annuale, il quale conserva in maniera affidabile tutte le registrazioni e i legami intervenuti successivamente (modifiche, integrazioni, cambi di natura gestionale, etc.) per una visione orizzontale (annuale) dell’attività amministrativa, che non può essere limitata a una visione verticale (giornaliera).”
Emerge quindi la necessità di integrare le linee guida AgID sulla gestione documentale con un allegato tecnico riferito proprio alla produzione obbligatoria del registro di protocollo annuale.

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