Con Risoluzione 96/E del 21 luglio 2017, l’Agenzia delle Entrate si è pronunciata positivamente in merito alla correttezza di un processo di dematerializzazione di giustificativi di spesa e la conservazione “sostitutiva” delle loro copie informatiche.

L’Agenzia ha infatti ribadito, ancora una volta, –  richiamando quanto già previsto sia dalle norme generali contenute nel D.Lgs 82/2005 e nelle regole tecniche di cui al DPCM 13 novembre 2014, sia dalle  specifiche regole tecniche per la documentazione fiscale di cui al DMEF 17 giugno 2014 – la possibilità di dematerializzare e distruggere gli originali cartacei dei cd. giustificativi di spesa laddove sia adottato un idoneo processo in grado di garantire integrità autenticità e leggibilità alle copie informatiche nonché la loro conservazione a norma attraverso un idoneo sistema di conservazione (eventualmente anche realizzato da un soggetto accreditato, pur confermando la non obbligatorietà del ricorso a tali soggetti).

La soluzione prospettata dal contribuente prevede che il giustificativo di spesa sia acquisito quale documento informatico (nativo o tramite fotografia/scansione del suo originale analogico) e trattato mediante un processo di OCR, in grado di rilevare le informazioni necessarie alla compilazione della relativa nota spese.

Il dipendente, tramite un’applicazione aziendale, completa la nota spese che, essendo stata creata in apposita area personale, risulta firmata elettronicamente.

La nota spese così prodotta e sottoscritta (quindi con firma elettronica “semplice” del dipendente) viene inoltrata per l’approvazione all’ufficio aziendale competente.

L’azienda verifica, controlla e approva (o meno) le singole spese e i relativi giustificativi determinando così la nota spese definitiva: tutto viene tracciato dall’applicazione utilizzata.

La nota delle spese, una volta approvata ed ammessa al pagamento in favore del trasfertista, è registrata sui sistemi contabili dell’azienda ed inoltrata al servizio di conservazione elettronica.

Il processo, correttamente realizzato, consente, a conclusione del versamento in conservazione (e della sua relativa accettazione in conservazione), la distruzione degli eventuali originali analogici da parte del dipendente/trasfertista.

Indipendentemente dalla scelta del sistema di conservazione documentale a norma, l’azienda esibirà, mediante un apposito sistema, eventualmente anche telematico, i documenti così conservati.

La risposta dell’Agenzia all’interpello in oggetto ricalca effettivamente quanto già affermato dalla stessa in risposta ad un’istanza di consulenza giuridica proposta da ANORC lo scorso 23 settembre 2014.

Al riguardo, si rileva che in entrambi i documenti dell’Agenzia, il principale nodo da sciogliere resta quello di individuare una procedura “economica” per la conservazione “sostitutiva” e la conseguente distruzione dei documenti originali analogici unici (ovvero quelli per i quali non sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi), in quanto al momento, ai sensi del comma 2 dell’art. 4 del DMEF 17 giugno 2014, è necessario l’intervento di un pubblico ufficiale.

La novità che avrebbe indotto l’Agenzia a pubblicare una Risoluzione in materia, sembrerebbe essere la possibilità di acquisire la copia informatica del giustificativo analogico ai soli sensi dell’art. 22 del CAD e del comma 5 dell’art. 3 del DPCM del 13 novembre 2014.

In altri termini, al fine della corretta formazione delle copie informatiche di documenti analogici sarebbe sufficiente il solo versamento in conservazione della copia acquisita, senza necessità di apporre precedentemente una firma digitale. Risulterebbe così superato quanto previsto dal comma 1 dell’art. 4 del DMEF 17 giugno 2014, secondo il quale, ai fini tributari: “il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici avviene ai sensi dell’art. 22,  comma 3, del decreto legislativo  7  marzo  2005,  n.  82, e  termina  con l’apposizione  della  firma  elettronica  qualificata,  della   firma digitale  ovvero  della  firma  elettronica  basata  sui  certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali”.

A riguardo, pur condividendo gli effetti pratici della risoluzione (le copie informatiche di documenti analogici potranno essere quindi rese integre anche ai fini fiscali senza l’apposizione di una firma digitale ma limitandosi ad inviarle in conservazione) riteniamo comunque necessaria una modifica all’articolo 4 del DMEF 17 giugno 2014, non potendo in ogni caso considerare tale norma implicitamente abrogata dal successivo art. 3 del DPCM 13 novembre 2014 né tantomeno da una Risoluzione.