Vi presentiamo un articolo a firma dell’ing. Andrea Piccoli, inaugurando così il suo ingresso nell’elenco dei Chief Digital Officer (CDO) di ANORC: una sezione speciale che riassume le professionalità degli altri due elenchi ufficiali tenuti dalla nostra Associazione (Privacy e Digitalizzazione). L’ing. Piccoli vanta un’esperienza pluriennale nell’ambito dei sistemi di gestione documentale: la nomina giunge a coronamento di un’elevata competenza ed esperienza manageriale nel coordinamento strategico di processi e sistemi digitali, in qualità di Advisory Chief Digital Officer di Dgroove Srl. Non a caso Dgroove ha conseguito in questi anni ben due attestazioni di qualità aziendale ANORC, con il conferimento dei bollini Quality Tag Gestione e Privacy, grazie anche alla collaborazione dell’avv. Andrea Lisi in qualità di DPO dell’azienda.
Vi proponiamo qui di seguito un suo approfondimento in tema di digitalizzazione ed evoluzione dei sistemi di gestione documentale.
Negli ultimi anni le soluzioni di gestione documentale si sono consolidate nella gestione dei documenti informatici e loro aggregazioni, gestendone correttamente la meta datazione, coordinando e agevolando i flussi documentali tra le diverse aree di competenza durante lo svolgimento dei procedimenti e attività dell’ente, gestendo registri e repertori, classificazioni e quindi piani di fascicolazione, conservazione e scarto.
Il documento informatico tra forma e sostanza
Vale la pena, come introduzione alla tematica trattata, riflettere sul concetto di documento informatico, che il CAD definisce come “documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. Fino ad oggi la necessità umana di avere a disposizione un documento leggibile (e purtroppo stampabile al bisogno), maturata anche nella fase di digitalizzazione orientata a creare da originali analogici le copie informatiche attraverso procedure di scansione e riconoscimento, ha portato ad assimilare al concetto di “documento” la sua rappresentazione PDF o comunque della riproduzione visuale di un foglio stampato. Per esemplificare questo concetto basti pensare all’introduzione della fattura elettronica che ha subito portato alla definizione di un foglio di stile da applicarvi per ottenere la rappresentazione leggibile del documento (i.e. Assosoftware). Sullo stesso filone si sono consolidate le tecniche di creazione di copie conformi analogiche di originali digitali, anche con l’applicazione di contrassegni o timbri digitali (circolare n. 62 del 30 aprile 2013) atti anche a riscontrare la corrispondenza dei contenuti riprodotti con l’originale (nella forma e sostanza, Art. 22 CAD).
Vale la pena anche riflettere un attimo sulle diverse rappresentazioni di un documento informatico. Prendendo come esempio un contratto su cui sono state apposte diverse firme digitali e che al termine del suo iter di formazione sia anche stato oggetto di una registrazione di protocollo, se lo si dovesse “materializzare” nella sua copia conforme (rif. DPCM 13 novembre 2014) questa dovrebbe riportare non solo il contenuto originario, ma anche l’attestazione delle firme digitali apposte e la segnatura di protocollo.
Se il medesimo documento informatico dovesse essere oggetto di una funzionalità di indicizzazione necessiterebbe di una sua ulteriore rappresentazione mettendo in risalto il contenuto da indicizzare (perdono ad esempio di importanza eventuali immagini presenti nel testo) e le informazioni di contesto quali le firme digitali, la segnatura e altri metadati.
Un nuovo approccio, un nuovo workflow
La gestione documentale nella sua realizzazione informatizzata di procedimenti e attività sta spostando il suo approccio architetturale tradizionalmente basato sul workflow documentale (attività legate ai singoli documenti) rivolgendosi a nuove tipologie di workflow che hanno come oggetto interi fascicoli, ovvero aggregazioni di documenti. Il concetto di workflow, che si amplifica considerando la possibile interoperabilità di procedimento tra pubbliche amministrazioni, e quindi la possibilità non solo di condividere documenti ma anche fascicoli procedimentali (come auspicato e delineato nelle linee guida per Modello di interoperabilità per la Pubblica Amministrazione) sottende al concetto di transazione digitale.
Internamente all’azienda o all’ente la gestione documentale, o meglio la gestione delle informazioni digitali, genera ad ogni passaggio (di formazione, condivisione, approvazione, sottoscrizione, pubblicazione…) informazioni digitali sulle trasformazioni che tale informazione ha avuto nell’iter procedimentale.
La conservazione dei documenti e delle informazioni
In questo contesto di stanno delineando le prime soluzioni di Digital Transaction Management (DTM). In queste piattaforme si evidenzia il passaggio dal focus principale sul documento a quello sulle transazioni delle informazioni. Dal punto di vista della corretta gestione della integrità e immutabilità delle informazioni associate alle transazioni, le soluzioni di DTM possono utilizzare i servizi di conservazione digitale a norma, andando, appunto, ad estendere la conservazione dei documenti alla conservazione delle informazioni. Analoghe garanzie di integrità e immutabilità possono essere ottenute anche dall’utilizzo di tecnologie di registri distribuiti come applicazione delle blockchain. I due approcci, quello della conservazione digitale e quello della blockchain possono essere anche affiancati mantenendo chiara la distinzione delle diverse valenze normative e tecnologiche offerte.
Gli aspetti di gestione dei documenti stanno supportando la nuova fase evolutiva della gestione documentale, denominata spesso come Intelligent Content Analytics (ICA) in cui l’indicizzazione delle informazioni è utilizzata per tre importanti scopi primari:
- estrarre collegamenti e associazioni delle diverse informazioni gestite;
- permettere l’individuazione automatica dei passi procedimentali futuri dell’informazione (workflow predittivi);
- individuare regole e passi obbligatori sulla formazione e gestione dell’informazione.
I tre argomenti appena descritti si traducono in diverse tecniche applicative riconducibili agli algoritmi di machine learning applicati ai contesti documentali e di processo.
Il contesto archivistico (digitale)
La gestione delle informazioni digitali deve comunque indirizzare gli argomenti chiave della strutturazione e conduzione di un archivio digitale, ovvero:
- la classificazione delle informazioni in modo coerente con il titolario aziendale che dia una base sia al piano della fascicolazione e alla corretta conduzione delle operazioni di scarto e conservazione (massimario di scarto);
- la rappresentazione sia per l’umano che per l’interoperabilità applicativa e la estrapolazione della meta datazione che accompagna le strutture informative e sue integrazioni al fine della ricerca e usabilità delle informazioni;
- gli aspetti di integrazione e dialogo con le piattaforme applicative esterne alla soluzione;
- l’associazione logica, o aggregazione virtuale e temporanea, tra le informazioni in modo da consentirne una fruizione in modo aggregato e dinamico a seconda dello scopo perseguito dall’utente utilizzatore;
- la presenza di scrivanie digitali che permettano l’accesso, anche in forma aggregata delle informazioni gestite e delle operazioni richieste sulle stesse.
L’innovazione della trasformazione digitale delle aziende ed enti nella gestione documentale futura passa nel rendere operative, utilizzabili e diffuse, nel rispetto della normativa e liceità, trasparenza ed efficacia degli atti prodotti, questa mutazione da documenti in informazioni digitali che ormai pervade il nostro quotidiano.
