“Dal documento al record: la digitalizzazione a norma e la dematerializzazione dei processi documentali aziendali”: questo il titolo dell’intervento che Savino Solution srl, azienda specializzata nella conservazione e nella digitalizzazione a norma, porterà al DIG.Eat XI.
Il CEO e Founder Nicola Savino illustra, in anteprima, il case study che presenterà in occasione del “Processo alla digitalizzazione”, nel quale si dibatterà su: “Il digitale è davvero a costo zero?”, in programma nella seconda parte della giornata processuale nell’Atrium (dalle 15:15 alle 16.00).

Il DIG.Eat 2018 si trasforma in un “Atrium” dedicato al digitale, con l’obiettivo di “sottoporre a processo” il livello di compliance del nostro Paese. Il case study presentato da Savino Solution costituirà “il Fatto” nel Processo alla digitalizzazione: di cosa parlerete?

Il contenuto si riferisce a un progetto vincitore del premio Digital360 Awards dello scorso anno. Riguarda nello specifico la digitalizzazione dei processi di un’azienda che tratta rifiuti speciali. La Savino Solution ha improntato una soluzione utile a gestire le informazioni, direttamente in digitale, piuttosto che puntare alla gestione dei file in formato pdf. Il nostro progetto è stato il primo in Italia, ad essere rivolto alla dematerializzazione del registro di carico e scarico e dei formulari del settore dei rifiuti speciali. Andando a digitalizzare il processo a monte, anche attraverso l’uso della firma grafometrica, si permette ai diversi soggetti che interagiscono nel processo (trasportatore, mittente e destinatario) di gestire in maniera integrata, le firme su quel documento.

Ci anticipi alcuni dettagli inerenti al percorso di dematerializzazione che il documento compie per diventare un record, secondo la vostra soluzione

In realtà non si tratta di un percorso, ma di un approccio iniziale innovativo. L’informazione non è il prodotto del documento (ad esempio un pdf), ma è generata “a monte” e gestita dai sistemi informatici. È in ogni caso possibile generare il pdf per inviarlo via mail, ma il record continua ad essere presidiato così e conservato secondo le regole tecniche attualmente in uso.

Quali sono i vantaggi di una dematerializzazione che parte dei processi piuttosto che dai documenti?

Se ragiono ancora in modalità analogica, avrò documenti che vengono prodotti su fogli di carta o comunque su supporti come Pdf, Word, Excel, che possono essere si, gestiti, ma con alcune “limitazioni”. I sistemi informativi invece sono più performanti nella gestione diretta delle informazioni. Quindi se andiamo a dematerializzare i processi, analizzando tutti i flussi e le attività che li compongono e gestendo direttamente le informazioni interne a norma di legge, stiamo dematerializzando il processo e non il documento. È così semplice.

Cosa significa essere “Compliant” secondo Savino Solution, in sintesi?

Classicamente potrei rispondere che noi siamo compliant, in quanto conservatori accreditati da AgID. Per la compliance, importante è monitorare costantemente gli aggiornamenti del Legislatore e provvedere alla formazione continua delle risorse dell’azienda, senza trascurare di verificare e aggiornare regolarmente i sistemi.

Vi aspettiamo il 10 maggio a Roma, presso il Centro Congressi Piazza di Spagna, via Alibert, 5/A.  Potete consultare il programma ufficiale dell’Atrium del DIG.Eat XI al seguente link. Iscriversi è gratuito, come ogni anno: è sufficiente compilare l’apposito form di iscrizione.

Per informazioni, consultate le FAQ disponibili al sito ufficiale del nostro evento.