Dgroove srl, nata dal percorso di evoluzione e re-branding di Vecomp Software srl, una delle aziende di riferimento nell’offerta di soluzioni di gestione documentale per la pubblica amministrazione in riuso, ha rinnovato il doppio Bollino QUALITY.tag Gestione Documentale e Conservazione, arrivando a conseguire il terzo bollino per l’ambito Privacy.

L’ing. Andrea Piccoli Advisory Chief Digital Officer e Vice Presidente di Dgroove srl, racconta del percorso compiuto con ANORC in questi anni e del valore aggiunto per la sua realtà aziendale che propone una visione della  tecnologia “emozionale”:

 

Partendo dalla vostra esperienza di rinnovo dei QUALITY.tag Gestione Documentale e Conservazione, qual è stata per voi l’utilità di ripetere i controlli a distanza di due anni?

La normativa e gli ambiti di digitalizzazione sono in continua evoluzione. Da una parte stiamo assistendo ad una convergenza verso le norme e standard europei eIDAS, dall’altra all’attuazione del Codice della Amministrazione Digitale e del Piano Nazionale per l’Innovazione 2025, con l’emanazione di Linee Guida specifiche. Tuttavia, la stratificazione della normativa non aiuta a dipanare il già complesso processo di digitalizzazione, trasparenza ed efficacia amministrativa, appesantito dai continui interventi del Legislatore.

Il valore della DocSuite PA è quello di offrire una soluzione ai funzionari della PA che permetta loro di digitalizzare i procedimenti e le attività amministrative nel rispetto della normativa, garantendo da un lato l’auspicata efficienza ed efficacia, dall’altra la liceità degli atti e della loro gestione.

Accompagnare le pubbliche amministrazioni nella digitalizzazione vuol dire anche mettere al centro le esigenze e le peculiarità specifiche di ogni PA, coordinando un lavoro in costante evoluzione, per la personalizzazione della soluzione.

La gestione e la conservazione dell’archivio digitale rappresentano i servizi più importanti offerti dalla soluzione per preservare nel tempo il patrimonio informativo dell’ente, ovvero la sua conoscenza. Aiutiamo la pubblica amministrazione a scegliere in modo consapevole il modello (condotto internamente o in un rapporto con uno o più conservatori accreditati, qualificati EiDAS) supportandola nella corretta gestione dell’archivio corrente, di deposito e storico, nei diversi scenari.

A fronte dell’evoluzione normativa, il confronto con gli esperti di ANORC si è rivelato fondamentale, grazie all’approccio multidisciplinare, utile a misurare la gestione del rischio, per permetterci di offrire una soluzione allineata alle esigenze del mercato e alle norme. In particolare, per la conservazione nel lungo periodo, il controllo della conformità normativa e il confronto con gli esperti di ANORC si sono rivelati degli strumenti preziosi.

 

Con riferimento al rilascio del QUALITY.tag Privacy, perché avete ritenuto importante conseguire una terza valutazione per il vostro sistema?

È importante che la gestione dell’archivio si accompagni ad una corretta protezione dei dati e della loro sicurezza, sia per la compliance normativa, ma ancor di più per una corretta gestione dei rischi aziendali. Negli ultimi anni è emersa sempre più l’importanza del trattamento delle informazioni personali, della loro protezione, della corretta attribuzione e gestione degli autorizzati ai diversi trattamenti, al ruolo dell’audit come strumento per il DPO per verificare e monitorare l’adeguatezza del registro dei trattamenti.

La DocSuite PA è usata in diverse aziende sanitarie, ma in generale in diversi ambiti in cui sono gestiti documenti e informazioni contenenti dati personali: dovevamo controllare che quanto realizzato fosse in linea con la normativa.

Volevamo anche attestare e validare il modulo Privacy della DocSuite PA che permette di integrare con repertori e fascicoli dedicati la gestione della conduzione del sistema di protezione di dati personali dell’ente; dal registro dei trattamenti digitale alla gestione delle nomine e diversi ruoli, al supporto per la valutazione dei rischi e delle misure adottate. Insomma, l’insieme di attività e procedimenti utili per la compliance al GDPR.

 

Nel complesso, che valore assume questa attività per Dgroove?

Il generale il rapporto consolidato con ANORC, con particolare riferimento ai QUALITY.tag, rappresenta un elemento importante della nostra proposizione di valore e del modello di business della DocSuite PA in riuso. Proporre una soluzione in riuso vuol dire puntare a realizzare gli obiettivi di digitalizzazione a norma delle pubbliche amministrazioni che scelgono la competenza e la qualità di Dgroove. La qualità passa per la costante ricerca del miglioramento e dal controllo di quanto offerto.

 

Parliamo di soluzioni in Riuso: la PA ha bisogno di soluzione adeguate e condivisibili. Che valore può assumere il QUALITY.tag ANORC per comprovare l’eccellenza della propria soluzione?

Il riuso, ed in generale l’open source, non sono elementi nuovi. La piattaforma di Developers Italia e le corrispondenti Linee Guida sono degli strumenti, ma servono soluzioni per accelerare il processo di digitalizzazione interno della PA, soluzioni solide e di qualità con un mantainer in grado di accompagnare l’adozione e la diffusione nell’organizzazione. Nell’adottare una soluzione di gestione documentale, il codice sorgente e le funzionalità applicative sono solo una piccola componente. L’attestazione QUALITY.tag ha lo scopo quindi di dimostrare al funzionario della PA in cerca di una soluzione a catalogo, che la DocSuite PA offre una qualità e corrispondenza normativa controllate e dunque che oltre ai codici, ci sono competenze e metodo.

Resto dell’opinione che in mancanza di una qualificazione delle soluzioni presenti, un catalogo di sorgenti open source può essere foriero di confusione e possibile perdita di risorse preziose per la PA che deve digitalizzare. Sicurezza e privacy by design dovrebbero dire qualcosa… speriamo che si continui a migliorare con l’esperienza.

 

Per concludere, attraverso il QUALITY.tag è anche possibile raccontare la capacità delle persone che lavorano “alle spalle” dei sistemi, oltre a dimostrare la compliance normativa e tecnologica a vantaggio della clientela. In questo senso è interessante conoscere la visione di Dgroove di “tecnologia emozionale”

Le recenti esperienze di App IO e App Immuni, i tanti tavoli di esperti del MISE, l’iniziativa degli Innovation Manager confrontate con le ultime valutazioni del DESI dovrebbero aver insegnato che la tecnologia non è tutto.

Le applicazioni, le soluzioni informatiche, anche le più nuove come intelligenza artificiale, realtà aumentata, internet delle cose e blockchain sono strumenti che devono essere governati; mezzi con cui costruire e offrire valori che gli utenti riconoscono, apprezzano e quindi adottano nel vivere quotidiano.

La componente umana diventa il centro: il governo della qualità, sicurezza, protezione e gestione dei rischi sono fatte da persone, così come le soluzioni e i servizi connessi. La nostra visione è quindi quella di essere vicino ai diversi attori coinvolti nella digitalizzazione della PA, consapevoli del difficile compito di risolvere le complessità del contesto e del momento. Spirito innovativo, competenza e passione sono ciò che ci alimenta. Mettere l’utente e il funzionario della pubblica amministrazione al centro assieme alla tecnologia suscita in loro emozioni e cambia il loro modo di lavorare quotidiano.

Forse anche una pubblica amministrazione che metta al centro il cittadino e l’impresa e non si innamori dell’ultima tecnologia potrebbe dare emozioni diverse … dalle attuali.