A seguito della collaborazione tra l’Agenzia del Territorio e il Consiglio Nazionale del Notariato, attraverso la propria Commissione Informatica, si completa la totale digitalizzazione del rogito notarile.

Come noto infatti il rogito notarile da circa dieci anni ha processi documentali totalmente digitalizzati. Tutti gli adempimenti un tempo evasi in via cartacea, quali la registrazione, il deposito al Registro delle Imprese e tutti gli adempimenti catastali sono da tempo realizzati in modo totalmente digitale. Da ultimo, a seguito dell’entrata in vigore del D.Lgs. 2 luglio 2010 n. 110, è stata introdotta la possibilità  di procedere alla stipula in modo totalmente digitale, e per conseguenza si è data piena attuazione al Sistema di Conservazione a Norma del Notariato (SCNN) attraverso il quale conservare nel tempo il rogito notarile così formato, presso le strutture della società  informatica del Notariato, Notartel spa.

L’ultimo tassello mancante era la possibilità  di procedere alla "trascrizione" del rogito notarile presso l’Agenzia del Territorio – Ufficio di Pubblicità  Immobiliare, (un tempo detta "Conservatoria") formalità  che sino ad oggi veniva evasa in modalità  cartacea tradizionale.

Tale ritardo era dovuto al fatto che i Pubblici Registri Immobiliari sono alimentati sia da dati provenienti dal Notariato, e quindi potenzialmente e da tempo interamente digitali, sia da dati provenienti dalle cancellerie dei tribunali, nonchè da titoli "processuali", formati ancora a tutt’oggi in via cartacea. La necessità  di garantire parità  di trattamento tra tutti questi titoli aveva imposto sino ad oggi tale ritardo nella digitalizzazione.

Con il citato provvedimento tuttavia, al fine di evitare ulteriori ritardi, si è optato per un "doppio binario" di presentazione, facendo convivere sia titoli digitali che titoli cartacei, svincolando pertanto il rogito notarile dalla necessità  di attendere la digitalizzazione dei titoli processuali.

Le disposizioni del provvedimento citato regolano diversi e delicati aspetti, individuando soluzioni e modalità  tecniche di attuazione che si propongono di disciplinare anche la conservazione nel tempo di tutti i processi documentali coinvolti, assicurando comunque l’alto livello di sicurezza che è sempre stato cardine del nostro sistema.

A partire dal 29 dicembre 2010, quindi i notai possono facoltativamente trasmettere per via telematica il titolo, limitatamente per ora, alle Conservatorie di Bologna, Firenze, Lecce e Palermo; pertanto solo gli atti riguardanti immobili ricompresi nel circondario di queste Conservatorie potranno essere trascritti , iscritti o annotati secondo la nuova procedura.

Successivamente saranno stabilite modalità  e termini per l’estensione della trasmissione telematica agli atti notarili da presentare su tutto il territorio nazionale.

Come funziona il citato "doppio binario" cartaceo-digitale? 

Agli effetti di quanto previsto dall’articolo 2678 del codice civile, le formalità  integralmente trasmesse per via telematica, nel loro ordine di ricezione telematica si intendono presentate:

a) nello stesso giorno di trasmissione, di seguito a tutte le formalità  fisicamente presentate allo sportello di accettazione, se la trasmissione è stata effettuata fino al termine dell’orario di apertura al pubblico;

b) nel giorno successivo, di seguito a tutte le formalità  fisicamente presentate allo sportello di accettazione, se la trasmissione è stata effettuata dopo il termine dell’orario di apertura al pubblico.

Al fine di stabilire l’ordine di ricezione, a ciascun file trasmesso sul sistema telematico viene assegnata l’ora di ricezione, corrispondente alla scala di tempo UTC (IEN), di cui al DM 30 novembre 1993, n. 591, con risoluzione al microsecondo.

A tutte le formalità  richieste in base al medesimo titolo e trasmesse nel medesimo file è assegnata, fermo restando l’ordine in cui le stesse sono state trasmesse, la stessa ora di ricezione. Il tempo UTC corrispondente all’ora di ricezione viene riportato sulla ricevuta di trasmissione, sulle note e sul registro generale d’ordine. I file costituenti il titolo, vanno spediti in formato .pdf/a versione 1.4 o .tiff. Il testo deve essere codificato in formato ASCII, in conformità  alle regole previste dallo standard RFC 2045 “MIME Base64″.

Il certificato di eseguita formalità  (il cosiddetto “duplo”) è sottoscritto dal conservatore con firma digitale e viene restituito al notaio esclusivamente in formato digitale.

Per l’operatività  del sistema è necessario, inoltre, che il notaio assicuri l’archiviazione e la conservazione del certificato di eseguita formalità  relativo all’atto che il conservatore riceve. Tale conservazione avviene a mezzo del citato sistema di “Conservazione a Norma” al quale hanno accesso tutti i notai.

L’introduzione del titolo telematico che si spera – esaurito positivamente il periodo di prova – entrerà  a breve a regime con l’estensione a tutto il territorio italiano è un passaggio importantissimo che permette di trascrivere e quindi rendere opponibile ai terzi il rogito notarile virtualmente il giorno stesso della stipula, o al più tardi il giorno successivo. 

E’ importante notare inoltre che tutta l’infrastruttura necessaria, compreso il sistema di conservazione a norma è stato realizzato con interventi a totale carico del notariato, per importi di quasi 15 milioni di euro di investimenti. Per dare qualche ulteriore dato, nel 2009 ben 4 milioni di atti sono stati trasmessi in via totalmente digitale a tutti i Pubblici Uffici, 33 milioni sono state le visure ed i controlli eseguiti telematicamente e ben 7 miliardi di Euro l’ammontare di imposte raccolte e versate telematicamente senza alcun aggio per lo stato, una somma pari a mezzo punto di PIL.

 

Notaio Eugenio Stucchi

 

Fonti: Notiziario del Notariato CNN Notizie del 29 dicembre 2010 e Consiglio Nazionale del Notariato www.notariato.it