A cura di Andrea Lisi

(Presidente ANORC www.anorc.it; Titolare del Digital & Law Department Studio Legale Lisi www.studiolegalelisi.it)

Ormai non si parla d’altro: la digitalizzazione va permeando ogni settore documentale, da quello fiscale, amministrativo, assicurativo, bancario, sanitario e anche del lavoro! E ultimamente l’avvento della PEC e il suo utilizzo reso sempre più necessario nei rapporti con le PA rendono le problematiche della conservazione di documenti nativi digitali emergenti e complesse.

In particolare, già  con la risposta all’interpello n.1/2008, il Ministero del Lavoro aveva autorizzato l’uso della Pec per la spedizione del cedolino paga, anticipando un’inversione di rotta dello stesso Ministero in materia di digitalizzazione documentale. Ma è stato con l’art. 39 del D.L. n. 112 del 25/06/2008, convertito dalla legge n. 133 del 06/08/2008, che si sono introdotte rilevantissime novità  in tema di adempimenti di natura formale nella gestione dei rapporti di lavoro, prevedendo l’istituzione e la tenuta anche informatica del libro unico del lavoro (LUL), in sostituzione dei previgenti libri paga e matricola.
Il quadro normativo è stato, quindi, completato dal Decreto Ministeriale 09/07/2008, pubblicato sulla G.U. n. 192 del 18/08/2008, e dalla Circolare n. 20 del Ministero del Lavoro del 21/08/2008, seguiti da diverse note Inail, oltre che dal Vademecum del 05/12/2008 e dalla Nota n. 102 del 07/01/2009 del suddetto Ministero. Oggi sono, inoltre, presenti sul sito del Ministero moltissime FAQ molto aggiornate in materia di LUL e sua regolare tenuta.

Come a molti è noto, il LUL si configura come un cedolino paga integrato dall’indicazione delle presenze giornaliere del lavoratore. Esso deve contenere i dati identificativi di ogni lavoratore (nome, cognome e codice fiscale), nonchè le informazioni relative al rapporto di lavoro (qualifica, livello, retribuzione base, anzianità  di servizio, posizioni assicurative e previdenziali). Inoltre, deve riportare:
– le somme erogate dal datore di lavoro in denaro o in natura (anche esenti dal punto di vista fiscale e contributivo), con specificazione dei premi e dei compensi per lavoro straordinario;
– i rimborsi spese (anche esenti dal punto di vista fiscale e contributivo);
– i dati relativi agli assegni familiari;
– le prestazioni a carico degli Istituti previdenziali e assistenziali;
– le trattenute a qualunque titolo effettuate;
– le detrazioni fiscali.

Infine, deve contenere un calendario presenze, con indicazione per i lavoratori dipendenti delle ore di lavoro effettuate giornalmente, delle ore di straordinario, delle assenze anche non retribuite evidenziate con apposite e inequivoche causali, anche mediante l’utilizzo di codici o sigle la cui decodificazione deve essere resa disponibile al momento dell’esibizione del documento. Può essere utile in tal senso riportare una legenda in calce al calendario presenze.

La tenuta e la conservazione del libro unico del lavoro può essere oggi effettuata in modo tradizionale (elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo o stampa laser, previa autorizzazione da parte dell’Inail alla stampa e generazione della numerazione automatica) oppure su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre la consultabilità , in ogni momento, anche l’inalterabilità  e l’integrità  dei dati, nonchè la sequenzialità  cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche di cui all’art. 71 del D. Lgs. 07/03/2005, n. 82 (si fa presente che le regole tecniche attualmente in vigore sono contenute nella Deliberazione CNIPA n. 11/2004 e nel DPCM 30 gennaio 2009).

I sistemi di tenuta e conservazione informatica del LUL sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione, previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla Direzione Provinciale del Lavoro competente per territorio, prima della loro messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato. 
I documenti informatici che compongono il Libro Unico del Lavoro devono avere la forma di documenti statici non modificabili e devono essere emessi con l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica, al fine di garantirne l’attestazione della data, l’autenticità  e l’integrità . Essi possono essere memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità  nel tempo, purchè sia sempre assicurato l’ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità  tra un periodo di paga e l’altro.

Il processo di conservazione deve chiudersi per ogni periodo di paga entro il termine di registrazione, cioè entro il 16 del mese successivo, con l’apposizione di una ulteriore firma digitale sul lotto di registrazioni mensili a cura del tenutario/conservatore (datore di lavoro, consulente o associazione di categoria), oltre che di una marca temporale da apporre, quindi, all’intera scritturazione di paghe e presenze in scadenza.

Fonte: Newsletter IDM Group