Queste sono le parole che potremmo sentirci dire volendo inviare una nostra fattura elettronica !

Il titolo è ovviamente provocatorio,ma nasce  da una riflessione sulla normativa vigente, vediamo perchè.

L’applicazione delle norme sulla conservazione sostitutiva sta trovando sempre più piede nel settore della fatturazione,in quanto i benefici sono notevoli e noti a tutti.

Anche i problemi relativi alla tecnologia sono di facile soluzione, visto il limitato lasso di tempo (10 anni) per il quale sussiste l’obbligo di conservazione.

Il problema però nascerà  nel momento in cui dovessi effettuare un “riversamento sostitutivo”di una fattura elettronica.

Partiamo dall’inizio.

La fattura cartacea è un “documento originale non unico”  ex art. 1 lett. c)  Deliberazione CNIPA  11/2004, poi trasfusa nel CAD [1] (Codice dell’amministrazione digitale).
La sua conservazione sostitutiva è semplice : firma digitale e riferimento/marca temporale  [2] da parte  del responsabile della conservazione.

Quindi io ricevo la mia bella fattura cartacea, ne effettuo la scansione e procedo come sopra.

Per il riversamento sostitutivo,stessa cosa, interviene solamente il responsabile della conservazione.

La fattura elettronica è un documento informatico sottoscritto  digitalmente (cioè dotato di firma digitale), quindi va portato in conservazione sostitutiva seguendo l’art. 3 CNIPA 11/2004  [3].
Per il riversamento sostitutivo l’art 3 comma 2 ci dice :

“Qualora il processo riguardi documenti informatici sottoscritti, così come individuati nell’art. 1, lettera f), e’ inoltre richiesta l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale, da parte di un pubblico ufficiale, per attestare la conformità  di quanto riversato al documento d’origine”.
Il problema, sorge proprio qui.
Malauguratamente (ma visto il ridotto lasso temporale dei 10 anni,è improbabile) dovessi effettuare un riversamento sostitutivo mi dovrei rivolgere ad un notaio  [4] !

Forse a questo punto la fattura elettronica non avrebbe più i benefici decantati, ma mi porterebbe a sostenere un costo difficilmente quantificabile e sicuramente elevato.
Rischio di costi elevati,dunque considerando anche il fatto che ad oggi, il procedimento di riversamento sostitutivo come descritto nella deliberazione CNIPA  “attestare la conformità  di quanto riversato al documento d’origine”  sembra essere una certificazione di “risultato“ , cioè il confronto uno a uno di quanto riversato.

In futuro tali costi potrebbero essere mitigati,ma comunque sicuramente di importo non trascurabile,qualora fosse  approvato l’attuale testo della “Proposta di regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici” [5], che così recita all’art.5 comma 3: “l’intervento di un pubblico ufficiale, il quale assiste al processo, verifica la conformità  delle procedure utilizzate a quanto disposto dal presente decreto, redige verbale delle attività  effettuate ed appone il riferimento temporale e la firma digitale all’insieme dei documenti conservati o all’insieme delle loro impronte.“ configurando così una certificazione di “processo“ 

Tutto ciò crea una disparità  di trattamento fra fattura cartacea e fattura elettronica, in quanto quella cartacea è un originale non unico e quindi non necessita dell’intervento del pubblico ufficiale, mentre quella elettronica è un documento informatico sottoscritto e prevede quindi l’intervento di questo ultimo, pur trattandosi dello stesso tipo di documento. Tale disparità  di trattamento è ancora più incomprensibile se si riflette sul fatto che oggi la fattura cartacea non ha alcun carattere di “non alterabilità “ in quanto i moduli sui quali viene stampata non sono più i moduli prestampati fiscali.

Alla luce di quanto accennato sarebbe forse, necessario rivedere la normativa. 

[1] Art. 1 lett..v :”originali non unici: i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”
[2] Il Decreto del Ministero delle  Economia e Finanze 23 gennaio 2004 (D.M.E.F.), alll’ art 3 comma 2 prevede espressamente “”¦l’apposizione della marca temporale, in luogo del riferimento temporale“.
[3] Art. 3 CNIPA 11/2004: 1. Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici, anche sottoscritti, cosi’ come individuati nell’art. 1, lettera f), e, eventualmente, anche delle loro impronte, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l’apposizione, sull’insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o piu’ impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.
[4] Vedasi A. Lisi  “Conservazione dei documenti informatici“ Edizioni CieRre ,Roma 2007, P. 38.
[5] http://www.funzionepubblica.it/ministro/pdf/proposta_di_regole_tecniche.pdf