Intervista a cura del Dott. Alessandro Selam, Direttore Generale di ANORC – Associazione Nazionale degli Operatori e dei Responsabili della Custodia dei contenuti digitali, all’ Avv.Luigi Foglia, Consulente Studio Legale Lisi, Segretario generale ad interim di ANORC.

Sul sito Agendadigitale è apparso un interessante riflessione a cura di Alessandro Mastromatteo e Benedetto Santacroce che, commentando una Risposta ad interpello dell’Agenzia delle Entrate, la 236/E del 9 aprile 2021, sottolineano la necessità di avviare un ragionamento e un confronto sui metadati previsti come obbligatori per la formazione e gestione del documento informatico, anche quello fiscalmente rilevante.

Il Direttore Alessandro Selam e l’Avv. Luigi Foglia, in qualità di rappresentanti del mondo della conservazione dei documenti informatici, sentono la necessità di contribuire al confronto, poiché anche quanto prospettato nell’articolo rischia, in alcuni passaggi, di confondere le idee a un mercato già di per sé destabilizzato per le numerose “voci” interpretative e di certo non ben predisposto in questo momento storico a preoccuparsi di eventuali nuovi obblighi.

L’intervista

La metadatazione non è diventata obbligatoria oggi, perché preoccuparsene solo ora?

Infatti, già le regole tecniche attualmente in vigore (quelle contenute nel DPCM 13 novembre 2014) individuano alcuni metadati come obbligatori pur se, è necessario ammetterlo, l’obbligo previsto per la corretta formazione dei documenti informatici (anche quelli fiscalmente rilevanti) è rimasto nella maggior parte dei casi disatteso. Da qui, probabilmente, l’esigenza di rimarcarne l’obbligo pur in assenza di specifiche sanzioni dirette nel caso di loro assenza, a meno di non voler considerare i documenti nei quali i metadati sono assenti come documenti non validi ai fini fiscali.

I metadati, quindi, sono stati e/o saranno oggetto d’ispezione fiscale?

Non a quanto mi risulti. Non ho mai sentito di richieste, né tantomeno di sanzioni, legate all’assenza o alla non corretta gestione dei metadati obbligatori. Credo che sarebbe comunque difficile ipotizzare una sanzione in considerazione di quanto previsto dallo Statuto del Contribuente: l’assenza dei metadati, infatti, non vedo come possa comportare un danno concreto per l’erario. In ogni caso il problema non si porrebbe solo sulla documentazione prodotta dal prossimo 7 giugno ma riguarderebbe anche tutti documenti prodotti dal 2016 (anno di definitiva operatività delle precedenti regole tecniche).

Ma cosa sono, secondo le LLGG, questi metadati?

L’allegato 1, contenente il Glossario delle LLGG, li definisce come: Dati associati a un o documento informatico, a un fascicolo informatico o a un’aggregazione documentale per identificarli, descrivendone il contesto, il contenuto e la struttura – così da permetterne la gestione del tempo – in conformità a quanto definito nella norma ISO 15489-1:2016 e più nello specifico dalla norma ISO 23081-1:2017.

Nella sua cripticità, la stessa definizione fa riferimento alla gestione del documento e a standard relativi alla gestione documentale. In estrema sintesi, quindi, possiamo affermare che i metadati sono informazioni utili in fase di gestione del documento informatico e, se correttamente utilizzati, possono sicuramente contribuire a rendere più efficace ed efficiente la sua gestione.

Cosa cambia ad oggi?

L’unica vera differenza, a leggere le norme, sembrerebbe risiedere nel numero dei metadati da associare permanentemente al documento.

Sono effettivamente utili in fase di conservazione?

Potrebbero, se pensati fin dalla formazione in un’ottica di conservazione di lungo periodo. Si legge nelle LLGG, infatti, che i metadati sono stati elaborati “tenendo conto anche delle informazioni necessarie in vista della conservazione a lungo termine”. Si tratta sicuramente di un’opportunità utile da cogliere ma non sembra esserci alcun obbligo in tal senso se non quello legato al portarli in conservazione in associazione al documento. Inoltre, nel breve periodo di conservazione caratteristico della documentazione contabile e fiscalmente rilevante sono nella maggior parte dei casi utili solo in fase di gestione, ma pressoché inutili in fase di conservazione laddove gli indici di ricerca dei documenti conservati sono già stati individuati dal DM 17 giugno 2014 e non risulta necessario utilizzarne altri. Contrariamente a quanto sembrerebbe essere affermato dall’articolo in commento, non risulta esser presente alcun obbligo relativo all’utilizzo dei metadati di cui all’allegato 5 delle LLGG quali chiavi di ricerca per i documenti informatici conservati.

A questo punto, quali azioni potrebbero essere necessarie?

Potrebbe servire un confronto non tanto tra produttore e conservatore quanto a livello più alto, tra AgID, Agenzie fiscali e MEF per comprendere se e quanto sia utile o necessario imporre la gestione dei metadati anche ai privati laddove tutto quello che risulta ad oggi effettivamente necessario per gestire i documenti informatici fiscalmente rilevanti è già presente, ad esempio, nel formato Fattura elettronica o comunque richiesto come chiave di ricerca per le altre tipologie documentali.

Servono davvero ulteriori metadati? Serve imporli come obbligatori in un periodo così complesso come quello in cui stiamo vivendo da più di un anno a questa parte? Ed in particolare, serve imporli in corso d’anno, portando i contribuenti a gestire sia documenti con i “vecchi” metadati (producibili fino al 6 giugno 2021) sia documenti con i nuovi metadati?

Sia chiaro, nessuno è contrario ai metadati. Ciò che non si comprende è perché obbligarne la gestione da parte dei privati, che, al contrario, dovrebbero essere lasciati liberi di coglierne o meno le innegabili opportunità. Laddove, poi, sono ritenuti indispensabili dal punto di vista della validità stessa del documento informatico, allora andrebbero standardizzati (anche nel loro formato) quanto più possibile.

Proprio per tale motivo, si ritiene indispensabile, ad esempio, non tanto ragionare su come inviarli al conservatore ma, piuttosto, su come poterli gestire in maniera omogenea e per quanto possibile interoperabile, fin dalla formazione del documento, soprattutto nel caso di alcuni documenti, si pensi alle fatture elettroniche, basterebbero poche integrazioni degli attuali schemi per le fatture elettroniche (sia B2B che B2G) per garantire una loro corretta gestione.

Alla luce di queste considerazioni, può essere ritenuta questa la strada giusta per spingere il paese verso l’innovazione digitale?

Si ha l’impressione, purtroppo, che per un privato (tenendo da parte eventuali obblighi in tal senso) risulti oggi più conveniente gestire la propria documentazione con mezzi informatici/meccanografici ma procedere poi alla loro stampa, in caso di necessità così da considerarli nativamente analogici e non dover investire tempo e risorse per la gestione dei metadati: sforzi oltretutto inutili se, come sembra, vengano orientati alla conservazione dei documenti dell’impresa e non alla loro efficace ed efficiente gestione. Non penso, davvero, che in questo modo si possano risalire le desolanti (per il nostro paese) classifiche DESI che ci vedono da anni agli ultimi posti in Europa.