Con Determinazione n. 371 del 17 maggio 2021, il Direttore Generale di AgID ha rinviato la data della piena operatività delle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, inizialmente prevista per il 7 giugno 2020, al 1° gennaio 2022, prevedendo, inoltre, modifiche e integrazioni alle stesse Linee Guida e agli allegati 5 (“I metadati”) e 6 (“Comunicazioni tra AOO di documenti amministrativi protocollati”), sintetizzate in un documento pubblicato sul sito istituzionale di AgID.

Si ricorda che le Linee Guida di AgID intervengono aggiornando, migliorando e chiarendo numerosi aspetti della gestione documentale e della conservazione sia per le PA italiane che per i privati e rappresentano un corpus unico di regole sul documento informatico. Per saperne di più su tutte le novità introdotte dalle Linee Guida di AgID, si rinvia a quanto illustrato dagli Avv.ti Andrea Lisi e Luigi Foglia in un approfondimento del 15 settembre 2020.

Analizziamo nello specifico le principali modifiche ed integrazioni.

Le modifiche alle Linee Guida

Degne di nota sono le riformulazioni operate da AgID delle lett. f), g) e h) del paragrafo 4.7 (“Processo di conservazione”) e dei capoversi da 6 a 8 del paragrafo 4.11 (“Selezione e scarto dei documenti informatici”).

Paragrafo 4.7[1]

Dal raffronto fra le due versioni del paragrafo 4.7 emerge che:

– è stata fatta chiarezza sui soggetti che intervengono nel processo di preparazione e gestione del pacchetto di versamento, eliminando correttamente il riferimento al titolare dell’oggetto della conservazione (lett. f);

– è stato esplicitato meglio il procedimento di formazione dei pacchetti di distribuzione ai fini dell’esibizione, specificando che possono contenere parte, uno o più pacchetti di archiviazione (lett. g);

– i pacchetti di distribuzione possono coincidere con i pacchetti di archiviazione o contenere pacchetti di archiviazione generati in conformità allo standard UNI 11386 – SinCRO e al manuale di conservazione, soltanto ai fini della interoperabilità tra sistemi di conservazione (lett. h)

Paragrafo 4.11 (I versione)

“[…] L’operazione di scarto viene tracciata sul sistema mediante la produzione di metadati che descrivono le informazioni essenziali sullo scarto, inclusi gli estremi della richiesta di nulla osta allo scarto e il conseguente provvedimento autorizzatorio”.

Paragrafo 4.11 (nuova versione)

“[…] L’operazione di scarto viene tracciata sul sistema mediante la produzione delle informazioni essenziali sullo scarto, inclusi gli estremi della richiesta di nulla osta allo scarto e il conseguente provvedimento autorizzatorio”.

In questo caso, l’aver eliminato il riferimento ai metadati che descrivono le informazioni essenziali sullo scarto comporta una maggiore libertà per i soggetti che intervengono nel processo di scarto.

Le modifiche all’Allegato 5. (“I metadati”)

L’Allegato 5 è stato modificato prevedendo delle descrizioni più chiare dei metadati riferiti a ciascuna tipologia che ora precedono l’indicazione analitica dei metadati stessi.

Di seguito le modifiche più rilevanti:

– l’introduzione di nuovi ruoli (Produttore, Responsabile della Gestione Documentale, Responsabile del Servizio di Protocollo, Soggetto che effettua la registrazione, Assegnatario);

– la previsione nel campo “tipo soggetti” delle Amministrazioni Pubbliche estere (PAE);

– la definizione dei requisiti di obbligatorietà nel campo “tipo soggetti” dei sottocampi quali il codice fiscale per la persona fisica e la partita iva per le persone giuridiche.

– l’inserimento del nuovo metadato “nome del documento\file”, tra i metadati del documento informatico e del documento amministrativo informatico.

– la definizione dei requisiti di obbligatorietà per diversi campi, fra i quali quello del “tempo di conservazione” delle aggregazioni documentali informatiche.

Le modifiche all’Allegato 6 (“Comunicazioni tra AOO di documenti amministrativi protocollati”)

Numerose sono le modifiche e aggiunte apportate sia al testo dell’Allegato 6 che alle relative Appendici, si evidenziano:

– la specificazione che l’Amministrazione deve utilizzare il codice IPA dell’amministrazione contenuto nell’indice IPA per indicare l’amministrazione mittente e il codice AOO registrato nell’indice IPA per indicare la AOO mittente[2];

– l’eliminazione dell’indicazione dell’indirizzo di posta elettronica certificata all’interno dell’indice IPA, quale mezzo per assicurare la comunicazione tra AOO e le Amministrazioni[3].

– la previsione di un’Appendice C (“Inoltro tramite posta elettronica”), contente l’XML Schema da utilizzarsi per la generazione dei file da prevedersi come body part dei messaggi scambiati tramite posta elettronica che permette l’univocità della segnatura di protocollo indicata nell’Appendice A.

Si ricorda, inoltre, che l’utilizzo della posta elettronica per le comunicazioni tra AOO sarà sostituita dalla cooperazione applicativa;

– diverse modiche e aggiunte all’Appendice A (“XML Schema della segnatura di protocollo”).

Conclusioni: I cambiamenti per le aziende e le pubbliche amministrazioni.

Le aziende e le pubbliche amministrazioni saranno tenute a rivedere la documentazione e il funzionamento dei loro sistemi di conservazione, anche se hanno già provveduto a adeguarsi alle Linee Guida AgID, avendo a disposizione diversi mesi per completare il percorso di adeguamento alle nuove regole e nella speranza che non vi saranno altre modifiche o integrazioni prima del 1° gennaio 2022.

NOTE AL TESTO

[1] Paragrafo 4.7 (I versione)

1. f) la preparazione, la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata o avanzata del responsabile della conservazione o dal responsabile del servizio di conservazione con il sigillo elettronico qualificato o avanzato del titolare dell’oggetto di conservazione o del conservatore e la gestione del pacchetto di archiviazione sulla base delle specifiche della struttura dati indicate dallo standard UNI 11386:2010 e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione;

2. g) la preparazione e la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata o avanzata del responsabile della conservazione o del responsabile del servizio di conservazione, oppure l’apposizione del sigillo elettronico qualificato o avanzato, secondo le modalità indicate nel manuale di conservazione, del pacchetto di distribuzione ai fini dell’esibizione richiesta dall’utente;

3. h) ai fini della interoperabilità tra sistemi di conservazione, i pacchetti di distribuzione possono contenere parte, uno o più i pacchetti di archiviazione;

Paragrafo 4.7 (nuova versione)

1. f) la preparazione, la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica – qualificata o avanzata – del responsabile della conservazione o del responsabile del servizio di conservazione o con il sigillo elettronico – qualificato o avanzato – apposto dal conservatore esterno, nonché la gestione del pacchetto di archiviazione sulla base delle specifiche della struttura dati indicate dallo standard UNI 11386 e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione;

2. g) ai fini dell’esibizione richiesta dall’utente la preparazione e la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata o avanzata del responsabile della conservazione o del responsabile del servizio di conservazione, oppure l’apposizione del sigillo elettronico qualificato o avanzato, secondo le modalità indicate nel manuale di conservazione, di pacchetti di distribuzione che possono contenere parte, uno o più pacchetti di archiviazione;

3. h) ai soli fini della interoperabilità tra sistemi di conservazione, la produzione di pacchetti di distribuzione coincidenti con i pacchetti di archiviazione o comunque contenenti pacchetti di archiviazione generati sulla base delle specifiche della struttura dati indicate dallo standard UNI 11386 e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione;

 [2] paragrafo 2.1.1., All. 6.

[3]  paragrafo 3., All. 6, ultimo periodo.