Nomina di più Responsabili della Conservazione Sostitutiva breve commento alla risoluzione di Agenzia delle Entrate n° 364/E del 03/10/2008

Il quesito posto nell’interpello a cui risponde la risoluzione n° 364/E, è di grande interesse per le implicazioni organizzative e di controllo dei processi di conservazione dei documenti rilevanti ai fini fiscali.

In breve l’istante chiede se può nominare due  Responsabili della Conservazione Sostitutiva, individuandoli rispettivamente nell’outsourcer che cura il trattamento del ciclo attivo e nell’altro che si occupa del ciclo passivo.

Agenzia delle Entrate risponde, con reiterata “elasticità  interpretativa”, che ciò è ammissibile fermo restando che, la responsabilità  della corretta tenuta e conservazione delle scritture contabili e di tutti i documenti fiscalmente rilevanti, rimane in capo al contribuente.

Le prime valutazioni su questo pronunciamento si sono concentrate sugli aspetti “semantici”, ovvero se nella delibera CNIPA all’articolo 5 si fa uso del plurale o del singolare (forse sollecitati dalle motivazioni addotte dall’Agenzia delle Entrate nel dare parere favorevole). Aspetti indispensabili per una corretta valutazione giuridica, ma noi vogliamo dedicare una riflessione alle implicazioni organizzative e di controllo dei processi di conservazione in un caso come quello proposto.

Intanto concordiamo con quanto ipotizzato dall’Agenzia delle Entrate, ovvero risulta evidente che ciò sia possibile poichè implicitamente ammesso dando facoltà  di rivolgersi a una pluralità  di soggetti interni ed esterni all’azienda per dare avvio alla conservazione sostitutiva. Nel quesito poi viene indicato un perimetro ben preciso di azione ovvero: un soggetto dedicato e quindi responsabile della conservazione del ciclo attivo ed uno dedicato e responsabile del ciclo passivo.

L’impostazione ci sembra logica e ben definita, infatti, le regole operative, l’organizzazione contabile/amministrativa dei due processi è molto diversa, molto spesso affidata a organizzazioni distinte con responsabilità  distinte, pertanto appare evidente che la conservazione sostitutiva dei diversi documenti, quantunque debba rispondere a norme e regole tecniche comuni, possa e debba essere trattata con modalità  e metodologie differenti. E’ doveroso riferire, però, che ai fini del controllo e soprattutto per dare garanzie al soggetto delegante, il “contribuente”, la soluzione del doppio responsabile forse non è la più indicata.

La conservazione delle scritture e dei documenti fiscali, deve essere di supporto ai controlli che l’amministrazione finanziaria intende fare, e pertanto contribuisce in modo determinante a verificare la corretta tenuta della contabilità . Dare garanzie sull’insieme della conservazione, in modo univoco ci appare utile e necessario.

Questo è certamente possibile se il Responsabile della Conservazione Sostitutiva è uno, quindi in presenza di un unico Manuale della Conservazione con regole e processi definiti e “certificati” da un Responsabile. Nel caso proposto nell’interpello, forse potrebbe risultare più interessante operare  approfittando appieno delle facoltà  attribuite al Responsabile della Conservazione, che potrebbe delegare operativamente due diverse strutture (outsourcer) ad eseguire l’attività  di cui lui sarà  controllore e garante nei confronti del contribuente.

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Dario D’Urso – Responsabile della Conservazione Sostitutiva Gruppo CMT