Lo scorso 19 luglio si è riunito presso la Camera dei Deputati il secondo gruppo di lavoro sui Documenti informatici e la digitalizzazione dei procedimenti amministrativi, coordinato da Andrea Caccia (Advisory Board ANORC) e operante nell’ambito della più ampia consultazione istituzionale, promossa dall’On. Paolo Coppola e coordinata dalla dr.ssa Fernanda Faini – alla quale ANORC e ANORC Professioni sono state chiamate a partecipare – avviata sul d.lgs. recante modifiche e integrazioni al Codice dell’Amministrazione Digitale.
All’incontro, nel quale le nostre associazioni erano rappresentate da Elena Lisi (che cura i nostri rapporti istituzionali), erano inoltre presenti, oltre ai coordinatori, anche Monica Palmirani (referente per CIRSFID – UNIBO e SIIG); i rappresentanti dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano, del Consiglio nazionale Forense, di FIIF (Fondazione Italiana per l’Innovazione Forense), di Accredia, dell’Unione Nazionale Giovani Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili.
Particolare attenzione è stata dedicata nella discussione all’art. 21: i diversi rappresentati degli enti e delle associazioni di categoria hanno condiviso la necessità di introdurre il sigillo elettronico come requisito della forma scritta (coerentemente con quanto previsto dal Regolamento eIDAS che disciplina i sigilli elettronici, i quali possono fungere da prova della provenienza o dell’autenticità di un documento elettronico). Medesimo consenso ha riscosso l’eliminazione dell’eccezione prevista per i documenti del processo civile telematico, come suggerito da ANORC. Il Consiglio Nazionale Forense non concorda invece sull’applicabilità al PCT delle regole tecniche sul documento informatico e specificamente sull’impronta di hash e sulla validazione temporale.
Circa l’art.29, invece, si è discusso della contrapposizione del termine “qualificazione” all’attuale “accreditamento” in merito ai servizi fiduciari, in coerenza con quanto previsto dal regolamento eIDAS. Si è inoltre sottolineata la necessità di ripristinare il precedente limite minimo di capitale sociale per le aziende che gestiscono servizi fiduciari e suggerito di differenziare l’ammontare in considerazione del numero di utenti o del livello di sicurezza offerto dal gestore (3 livelli di SPID).
Rimane una diffusa perplessità tra tutti i componenti del Gruppo di Lavoro sull’introduzione all’articolo 43 del comma che solleva cittadini e imprese dall’obbligo di conservazione dei documenti informatici, soprattutto in considerazione di particolari tipologie di documenti (es: fatture elettroniche).
Dubbi che sorgono anche in ragione di alcune evidenti carenze quali:
– mancato adeguamento dei sistemi di conservazione di molte PPAA ai requisiti richiesti dalla normativa
– difficile accesso diretto e tempestivo alla documentazione detenuta dalle amministrazioni
– casi di contenzioso tra PPAA e privati, i quali non sarebbero più nella condizione di far valere i propri diritti.
Si è dunque suggerito di contemplare la possibilità di introdurre un elenco pubblico nel quale dare evidenza del rispetto della normativa e del modello di conservazione (in house o in outsourcing) adottato dalle amministrazioni.
Elena Lisi, referente per ANORC- ANORC Professioni -AIFAG – Coalizione Conservatori Accreditati, ha personalmente manifestato perplessità circa la formulazione stessa della frase “se è conservato per legge da una pubblica amministrazione”, che crea dubbi circa l’opzionalità dell’onere della conservazione a carico della PA (la quale è tenuta a conservare ma anche a selezionare e scartare i documenti e i fascicoli non più occorrenti all’espletamento delle pratiche quotidiane e a trasferire la documentazione, secondo le tempistiche definite dalla normativa): da qui il necessario coordinamento anche con quanto previsto dal Codice dei beni culturali, che disciplina l’ordinamento, la conservazione, la valorizzazione e le modalità di vigilanza sugli archivi delle PPAA e anche dei privati, per i quali sia intervenuta la dichiarazione di notevole interesse storico da parte della soprintendenza archivistica competente.
Pareri concordi anche sull’opportunità di reintrodurre, nell’art. 44, il comma 1 riguardante i requisiti della conservazione, mentre sulla definizione di “documento informatico” il Gruppo di Lavoro suggerisce che sia da ritenersi una specializzazione del documento elettronico, ma rimane ancora nel dubbio la richiesta della forma scritta, intesa come testuale, in considerazione anche della definizione di documento elettronico presente nel Regolamento eIDAS come “qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva”.
Il confronto costruttivo tra i partecipanti al Gruppo di Lavoro ha permesso di consolidare proposte di modifica frutto della preziosa e concreta esperienza nel settore, l’obiettivo infatti è quello di avere un Codice dell’Amministrazione Digitale quanto più possibile vicino alle esigenze dei cittadini.
