Il paradosso della digitalità: tra i metadati si impiccano i documenti informatici

La metadatazione è argomento poco discusso nel diritto applicato all’informatica.

Eppure, oggi le conseguenze di una imperfetta o assente metadatazione, alla luce del Codice dell’amministrazione digitale (CAD) e delle attuali regole tecniche contenute nelle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, potrebbero risultare giuridicamente ballerine e discutibili, e senz’altro impreviste per chi ha regolamentato la materia.

Effettivamente oggi secondo il CAD un documento informatico è da considerarsi un documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. E secondo il Regolamento eIDAS (Regolamento UE 910/2014) il documento elettronico è riconducibile a qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva. Ovviamente a tale contenuto correttamente conservato, sempre secondo il Regolamento eIDAS, non possono negarsi effetti giuridici.
Secondo la normativa del Codice, però, il documento informatico, come i suoi duplicati e copie, per essere considerati tali e, quindi, degni di pregio giuridico devono essere allineati a quanto prevedono le Linee Guida.

Le attuali Linee Guida prevedono che già nella fase di formazione del documento (pubblico o privato che sia) devono essere associati un insieme di metadati obbligatori elencati minuziosamente nelle stesse e nei loro allegati. Solo un documento digitale corredato dei metadati obbligatori elencati nelle Linee Guida può essere considerato correttamente formato. Una non corretta metadatazione andrebbe considerata quindi un errore nella genesi del documento informatico.

Il problema è che l’attuale insieme di metadati non è di facile applicazione per il settore pubblico e di certo è di sofferta implementazione nel settore privato. Si badi bene, i metadati sono certamente una grande opportunità e, ove correttamente utilizzati, permetterebbero rilevanti automatismi nella gestione documentale con innegabili vantaggi in termini di efficienza ed efficacia dell’azione amministrativa e una coerente formazione dell’archivio digitale. Ma per favorirne una reale diffusione, tali metadati andrebbero ripensati per tipologia documentale, rafforzando senz’altro la separazione tra ambito pubblico e ambito privato: in questo modo andrebbe favorita anche l’effettiva interoperabilità della metadatazione documentale, senza la quale l’utilità ne risulterebbe quanto meno scoraggiata.

Il paradosso di questa ovvia ricostruzione giuridica è che un oggetto informatico giuridicamente rilevante come un documento elettronico, secondo il Regolamento eIDAS, se non correttamente metadatato, non sarebbe considerabile per il CAD un documento informatico.
Tale paradosso giuridico inevitabilmente sta portando alcuni fornitori di servizi di conservazione di documenti informatici (cd. conservatori) a interrogarsi sulla possibilità odierna di ricevere nel proprio sistema di conservazione “a norma” un documento informatico (a prescindere dalla sua natura civilistica, tributaria o amministrativa) qualora non risulti correttamente formato (quindi, metadatato) e, pertanto, a chiedersi se il sistema di conservazione debba correttamente scartare tali documenti.

Ad avviso di chi scrive, uno scarto di tali documenti (non) informatici da parte del conservatore andrebbe assolutamente evitato, perché tali documenti avrebbero invece un indubbio rilievo giuridico come documenti elettronici secondo il Regolamento eIDAS, anzi il loro versamento in conservazione dovrebbe comportare un dovere di conservazione da parte del conservatore, il quale contrattualmente (nell’accordo di versamento) dovrebbe ritrovare dal titolare/produttore una guida operativa su come comportarsi in caso di documenti informatici non correttamente metadatati. Ma di certo il conservatore sua sponte (e con illeciti automatismi) non può prendere decisioni su questi documenti, i quali – qualora contenessero dati personali – andrebbero trattati anche alla luce delle regole del GDPR (Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali). Tali regole, se non correttamente osservate, in caso di cancellazione impropria di tali documenti dal sistema (o di mancata loro conservazione) potrebbero comportare un illegittimo trattamento di dati personali (con rischi sanzionatori di grande rilevanza).

In realtà, l’importanza della metadatazione andrebbe riportata nell’alveo originario della gestione documentale e non della formazione del documento. Infatti, se per una pubblica amministrazione l’utilizzo dei metadati resta comunque indispensabile per gestire le operazioni di registrazione e di segnatura, (e quindi di corretta formazione dell’archivio digitale), in ambito privato, al contrario, non vi è alcun obbligo di gestione documentale e l’utilizzo dei metadati, specie nell’attuale configurazione, rischia di rimanere solo un inutile e periglioso esercizio di stile.

Su questo è urgente una riflessione prima di tutto di opportunità e di logica giuridica.

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