Una calda estate in tema di conservazione sostitutiva

Di Luigi Foglia  – Digital&Law Department Studio Legale Lisi

^^

Tra il luglio e l’agosto 2009 l’Agenzia delle Entrate ha pubblicato quattro risoluzioni (n. 194/E, n. 195/E, n. 196/E e n. 220/E) sul tema della conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti.

Con tali risoluzioni vengono ribaditi o ulteriormente chiariti alcuni aspetti della conservazione sostitutiva e del ruolo del Responsabile della conservazione.

Ris. n. 194/E: Con tale risoluzione l’Agenzia delle entrate ritiene che la conservazione su supporto informatico delle copie delle dichiarazioni trasmesse dall’istante in qualità  di sostituto d’imposta è correttamente effettuata senza necessità  di riprodurre la sottoscrizione del contribuente così come già  stabilito per i CAF dalla risoluzione 298/E del 2007. In tale risoluzione, infatti, ci si riferisce genericamente al “soggetto incaricato della trasmissione“ e, quindi, si ritiene che anche i sostituti d’imposta siano soggetti incaricati della trasmissione nell’ambito dell’attività  di assistenza fiscale prestata nei confronti dei propri dipendenti ai sensi dell’articolo 17 del decreto ministeriale n. 164 del 1999.

Ris. n. 195/E: L’Agenzia delle Entrate, in questa risoluzione, risponde a 2 quesiti. Con la prima risposta ribadisce la possibilità  di procedere alla conservazione sostitutiva delle fatture ricevute da un unico fornitore: con la risoluzione del 23 giugno 2008, n. 260/E l’Agenzia delle entrate aveva già  affermato la possibilità  di convivenza piena, ai fini della conservazione, delle fatture elettroniche e di quelle analogiche, potendo così convivere presso lo stesso contribuente il sistema di conservazione sostitutiva e quello di conservazione tradizionale.

Inoltre, l’Agenzia fornisce risposta ad un altro quesito relativo all’acquisizione dell’immagine dei documenti da conservare attraverso una procedura alternativa alla scansione dei documenti cartacei. Si ribadisce quanto l’Agenzia ha avuto modo di affermare, e noi di commentare, nella recente risoluzione 158/E del 15 giugno 2009 "…ferma restando la necessità  della materializzazione su supporto fisico dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, formati tramite strumenti informatici, ma non aventi, fin dall’origine, i requisiti dei documenti informatici, per la loro conservazione si potrà  procedere all’acquisizione della relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l’immagine acquisita rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento".

Ris. n. 196/E: L’Agenzia risponde a tre quesiti relativi alla conservazione sostitutiva. Con il primo quesito viene ribadito che, come già  affermato con la circolare 158/E del 1007, l’acquisizione di documenti analogici da portare in conservazione può essere effettuata tramite scansione o mediante qualsiasi altra modalità  che garantisca la rappresentazione fedele, corretta e veritiera del contenuto del documento.

L’agenzia poi chiarisce anche che non esiste alcun vincolo temporale per l’acquisizione dell’immagine dei documenti analogici da conservare e che una volta scelta la conservazione sostitutiva si può anche revocare tale scelta e tornare indietro: non sono prescritte specifiche modalità  di manifestazione dell’opzione per la conservazione sostitutiva nè per la sua revoca. Nè la revoca dell’opzione è di ostacolo ad una successiva ri-adozione della conservazione sostitutiva dei documenti analogici. Unica condizione da rispettare è che nel periodo d’imposta il comportamento risulti omogeneo.

Ris n.220/E: Con questa risoluzione l’Agenzia afferma ancora una volta la possibilità  che il contribuente possa delegare il servizio di conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari ad uno o più operatori, sia persone fisiche che persone giuridiche; l’Agenzia ricorda anche che l’affidamento dell’incarico di effettuare la conservazione dei documenti fiscali non fa venir meno la responsabilità  del contribuente nei confronti dell’Amministrazione finanziaria della corretta tenuta e conservazione delle scritture contabili e di tutti i documenti fiscalmente rilevanti (risoluzioni 3 ottobre 2008, n. 364/E e 9 luglio 2007, n. 161/E).

Successivamente viene ancora richiamata la risoluzione 15 giugno 2009, n. 158/E, ribadendo la necessità  che il procedimento di acquisizione dell’immagine dei documenti garantisca che l’immagine rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera i dati, i fatti e gli atti che il documento rappresenta. Per quanto riguarda le fatture, sarà  necessario che dall’immagine acquisita ai fini della conservazione, risultino rappresentati gli elementi essenziali, indicati dall’articolo 21, comma 2, del d.P.R. n. 633 del 1972.

Infine si ribadisce la specialità  delle norme contenute nel D.M. 23 gennaio 2004 e quindi la non applicabilità  dell’articolo 23, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (“Codice dell’amministrazione digitale”), come modificato dall’articolo 16, comma 12, decreto legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2, nella parte in cui prevede la firma elettronica della copia del singolo documento analogico.

Pertanto, ai fini della conservazione sostitutiva dei documenti analogici originali unici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, i contribuenti potranno continuare ad attenersi alle indicazioni già  fornite con circolare 36/E del 2006.